Gerente

MANUAL OPERATIVO GERENTE ADMINISTRATIVO


❖ INGRESO COMPRAS:

PROCEDIMIENTO.
Ingreso al sistema en el icono de Inventarios, Transacciones y Compra Directa, luego Agregar, ahí nos pide la fecha y el numero de factura, en observaciones se coloca de nuevo el numero de factura y nombre de laboratorio, luego donde dice PROVEEDOR-NOMBRE busco el laboratorio, y en Comprador selecciono la personaencargada de la compra (Cosméticos, Bilma Cruz, Medicamentos, Pedro Vásquez, y Aguas Jefe de bodega).
En Detalle ingresare todos los productos que dice la factura incluyendo sus bonificaciones, hay que tener cuidado ya que algunos proveedores a parte de bonificar manejan un “X” descuento por línea el cual se debe de ingresar, con los precios costos para lo que es producto de cuidado personal ycosméticos se toma el total facturado por producto y se divide entre las unidades indicadas para determinarlo incluyendo cantidad bonificada y para el precio de venta se manejan porcentajes de utilidad tales como: Medicamentos un 25%, cosméticos un 15% y 25%, Leches de Abott y Mead Jonson un 10%, etc. estos porcentajes podrán variar una vez la gerencia así lo decida.
En algún caso el proveedor cobreel iva del producto bonificado ingreso al sistema en el icono de Inventarios, Parámetros y Proveedores ahí busco el nombre del proveedor lo selecciono y le doy Modificar si esta cobrando el iva tiene que tener un cheque en donde dice Bonificación Iva seria lo contrario si no lo esta cobrando.
En Forma de Pago se utiliza para ajustar los centavos si la factura no cuadra.❖ RECIBOS DE CAJA:

Actualmente utilizamos cuatro series: P2, que es la que se utiliza para todos los clientes que se le emiten factura contable y que pertenecen a la Gira, están los DRO, estos solo los utiliza el departamento de Telemarketing para sus clientes, y se encuentran los recibos R que solo son utilizados para envíos, así como los de la serie PT que solose utilizan para efectuar pagos del IGSS. Tomar en cuenta que existen recibos provisionales y de caja, los que se ingresaran al sistema son solamente los recibos de caja, solo lo que realmente ya ingreso a la empresa. Cuando un cliente nos da un cheque post-fechado se le hace un recibo provisional, al tomar fondos se le hace el de caja y se opera en el sistema.

PROCEDIMIENTO.
Ingreso alsistema en el icono de Cuentas por Cobrar, Transacciones y Recibos, luego Agregar y selecciono la serie. En donde dice Descripción se coloca a que cliente se le esta efectuando el cobro, y que vendedor lo esta realizando. 1º. Nombre (es el cliente), 2do. Nombre (Vendedor), y en donde dice Forma de Pago se selecciona si lo realizo con cheque o efectivo, al tener ingresado el monto le doy en el signo (+)que esta a la par de la fecha del documento, en donde dice Descuento se registra si se dio, luego le doy aceptar, en Detalle seleccionaré los documentos que serán afectados por el recibo, al momento de localizarlo le doy Agregar, y así sucesivamente. Siempre hay que tomar en cuenta que hay documentos contables y simples, luego de ser operados genero el reporte Ctas x Cobrar, Reportes yTransacciones, selecciono pagos y la fecha de los recibos que se operaron, se imprime dos copias una se le entrega al Asistente Administrativo y la otra se archiva y es la que firma de recibido.




























❖ ENTREGA DOCUMENTOS GIRA:

Esta se le entregara al encargado de recuperar la cartera (Ronaldo del Águila) cada fin de mes, la cual liquidara posteriormenteen nuestras oficinas.

PROCEDIMIENTO.
En el escritorio de mi maquina hay una carpeta que se llama Giras 2008, me ubico sobre la hoja de calculo y le doy copiar para crear la del mes que corresponde, y la imprimo para ver el listado de los clientes, luego trabajo sus movimientos Ingreso al Sistema en el icono de Cuentas por Cobrar, Reportes y Estados de Cuenta, asimismo de facturas con saldo,...