GESION DE COMPRAS

1. Detección de la necesidad de comprar y requerimiento de bienes/servicios Como se expresó anteriormente, cualquier área de la empresa que requiera mercadería puede consultar disponibilidad en Almacén de la mercadería requerida. De no contar con la existencia solicitada, el Almacén identifica la necesidad de reponer los bienes. Si las compras son programadas (y por lo tanto incluidas en elsistema presupuestario de la empresa), el mismo depósito puede anticiparse y detectar esa necesidad en función de los niveles de stock disponible y necesario. El área de Compras, teniendo conocimiento del ciclo productivo y las diferentes necesidades de materias primas, materiales, productos terminados y otros bienes o servicios, elabora un plan de compras anual, semestral, y así hasta llegar a unaplanificación diaria, incluida en el presupuesto de la empresa, como fue mencionado anteriormente. El área solicitante (que consumirá los bienes o servicios) emite un formulario denominado solicitud de compra y conserva un duplicado hasta recibir la mercadería, como una forma de controlar qué entregas están cumplidas y cuáles tiene pendientes. Actualmente hay programas de computación que cubrentodos los requerimientos y pasos del proceso de stock y compras, reduciendo el proceso administrativo de papeleo, acelerando los tiempos y asegurando la calidad de la información. Incidencia de las compras en el manejo del stock Es importante considerar que, desde que se identifica la necesidad de compra hasta que se reciben las mercaderías, transcurre un tiempo considerable en el cual, de nocontar con los bienes, se podría llegar aparar la producción por no disponer de suficientes insumos para realizarla. El stock tiene como propósito conocer las existencias de los productos terminados, materias primas o productos intermedios; y de la disponibilidad para su venta o para seguir con la producción (en el caso de materias primas o productos intermedios). Siempre ha sido motivo depreocupación en las empresas la cantidad mínima en las que se debe determinar el momento de la recompra para que no queden desprovistas de materias primas, de productos intermedios y terminados. También se ha indicado que efectuar compras es un proceso que "parte de pedidos de cotización a los proveedores, negociación de las condiciones de compra, confirmación de ésta para finalmente recibir lasmercaderías adquiridas. A esto hay que sumarle el control que se efectúa en el momento del ingreso para establecer si lo pedido y entregado coinciden en cantidad y calidad. Existen mecanismos que permiten identificar anticipadamente el momento óptimo para realizarlos pedidos. Esto trae aparejado que la influencia de las compras de una empresa sobre su manejo de stocks es importante, ya que un atraso enel circuito de adquisiciones puede llegar a retrasar o incluso paralizar la actividad de una empresa si esto no es debidamente controlado, seguido y perfeccionado. La planificación de los stocks se debe efectuar juntamente con la determinación de la política de compras de la empresa, para que los mecanismos internos productivos no se resientan, no se generen ansiedades y se pueda manejar de unamejor forma la negociación con los proveedores; por ejemplo, si la empresa debe comprar "de urgencia", sus condiciones de negociación con los proveedores serán menos ventajosas en cuanto a precios y plazos. Sector: expresa necesidad de abastecimiento Emite solicitud de compra Gerencia: detecta necesidad de reponer mercadería Compras: analiza pedido y contacta proveedores Proveedores: entreganmercadería Compras decepciona el pedido y lo envía a Almacenes registrando la adquisición de bienes y/o servicios Asimismo, la gestión dinámica y efectiva de las compras llevará a un manejo más flexible de los stocks, posibilitando a las empresas efectuar más detalladamente una administración de las existencias. Rápidas reposiciones evitarán frenos en los procesos productivos, menor ansiedad ante...