Gestão de documentos: uma abordagem conceitual

Ana Célia Rodrigues. Departamento de Ciência da Informação da Universidade Fluminense. Brasil

Na implantação dos programas de gestão de documentos, o volume das massas documentais acumuladas foi historicamente o grande problema enfrentado pela arquivística. Nos anos 80 se colocava para a área o desafio de identificar imensas massas documentais acumuladas em depósitos de arquivos, as quaiscresciam desordenadamente e deveriam ser organizadas e avaliadas para que o desnecessário fosse eliminado, tarefas que se impunham para resolver o problema da superlotação dos arquivos. Esta situação se agrava diante do advento das novas tecnologias usadas para produzir e armazenar os documentos arquivísticos. Hoje, os desafios que se colocam para os documentos eletrônicos conduzem a arquivística auma aproximação cada vez mais intensa e profícua com as áreas da Administração, do Direito e da Informática, na busca de parâmetros científicos para o planejamento adequado da produção e para o tratamento dos documentos armazenados neste ambiente. A incorreta aplicação dos procedimentos administrativos resulta,

necessariamente, na falta de homogeneidade da produção documental. Ainda observa-seno âmbito das administrações o registro de procedimentos casuísticos que acabam se transformando em regra, determinando uma proliferação de formulários criados em função da necessidade de administrar de acordo com critérios pessoais. Este é um tema que remete a outros temas da área, sobretudo ao conceito de documento de arquivo e às metodologias utilizadas para o seu tratamento técnico.

Quandose impõem a necessidade de produzir documentos autênticos, de avaliar o volume da produção documental de um órgão e de recuperar informações, com a necessária agilidade exigida pela administração moderna, muitas questões se colocam e remetem à necessidade da definição de critérios normalizados para implantar programas de gestão documental, seja em ambiente convencional ou eletrônico. As novasquestões que se apresentam para a área têm levado os pesquisadores da área a refletir mais profundamente sobre o estatuto do documento, como condição para a tomada de decisões sobre o seu tratamento, reafirmando assim as bases epistemológicas da arquivística. Os estudos sobre o documento arquivístico e os vínculos que mantém com o contexto administrativo em que é produzido, vem nutrindo o debatecientífico internacional sobre a formulação de requisitos para a gestão documental, sobretudo em ambiente eletrônico. Fundamentos teóricos da gestão de documentos O conceito de gestão de documentos foi formulado após o advento da Segunda Guerra Mundial, quando ocorreu uma explosão documental no âmbito das administrações públicas e a conseqüente necessidade de racionalizar e controlar o volume de grandesmassas documentais que passaram a serem acumuladas em depósitos de arquivos. O reflexo destas mudanças ocorridas, primeiramente nos Estados Unidos e Canadá, se fez sentir na arquivística pelo enunciado de uma nova concepção de arquivo, fundamentada na Teoria das Três Idades, princípio pelo qual os documentos passam por fases estabelecidas de acordo com sua vigência administrativa e freqüência deconsulta: idade corrente, intermediária e permanente ou histórica. Neste período, as instituições arquivísticas se destacavam pela função de órgãos de apoio à pesquisa, mantendo sob sua custódia, apenas documentos com valor histórico. Os problemas decorrentes dos documentos administrativos eram vistos como de responsabilidade exclusiva dos órgãos produtores, os quais deles se utilizavam (JARDIM,1987).

Posteriormente, esta metodologia passou a ser empregada para melhorar os aspectos administrativos da produção de documentos públicos, entendendo esta ação como a relação estabelecida entre as áreas e as atividades de trabalho de uma organização, cujo resultado seja o registro desta informação em um suporte: o documento que circula e é acumulado no arquivo. O desenvolvimento dos...