Gestión de documentación administrativa

Gestión de Documentación Administrativa
¡Todas las organizaciones y todas las personas tienen documentación administrativa! Las oficinas comerciales, agencias gubernamentales, organizaciones sin fines de lucro, instituciones educativas, e instalaciones médicas –sólo por nombrar algunas– deben tratar con enormes cantidades de documentación administrativa cada día. Los ejecutivos y el personal desoporte están inundados con datos e información en diversos formatos.

Un documento administrativo es cualquier cosa que proporciona información. Un documento administrativo puede estar en cualquier tipo de medio: papel o electrónico, digital o análogo, magnético u óptico, líquido o sólido…. En el entorno tecnológico de hoy las organizaciones deben aprender cómo manejar esta documentaciónadministrativa de modo que pueda ser utilizada según sea necesario en el futuro. La documentación administrativa debe ser administrada desde el momento en que es creada o recibida, y durante la distribución, utilización y retención, hasta que finalmente es destruida o archivada en forma permanente.
Concepto de gestión:
El termino gestión, implica al conjunto de tramites que se llevan a cabo pararesolver un asunto o concretar un proyecto. La gestión es también la dirección, o el manejo de algo, ya sea, una empresa o un negocio,etc.
Concepto de documentación:
La documentación como ciencia documental se podría definir (a grandes rasgos) como la ciencia del procesamiento de la información.
1. El archivo y documentación:
Concepto de archivo:
La palabra archivo, del latín archivium,presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la R.A.L.E.:
* Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan).
* La misma Administraciónreconoce estas definiciones de archivo en la Ley de Patrimonio Histórico Español. Otras disposiciones hacen referencia al archivo como aquella institución cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando las técnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para le cumplimiento de los fines anteriormente mencionados.
* También se le da este nombre al servicioespecializado (Servicio de Archivo) cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.
* Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.
El material de archivo más corriente lo constituyen: Carpetas, archivadores tipo Z,guías, etc.
* Clases de archivos:
Según el grado o frecuencia de utilización:
* Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.
* Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.
* Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valoroperativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.
Según el lugar de emplazamiento:
* Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.
* Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser:
* Departamentales o por secciones.- enel propio departamento por ser utilizado constantemente por este.
* Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos.
Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre sí.
Concepto de documento:
Para la Real Academia Española documentar significa "probar documentos", al mismo tiempo define como...