gestión documental


PRODUCCIÓN ORGANIZACIÓNRECEPCCIÓN CONSULTA





DISTRIBUCIÓN CONSERVACIÓNTRAMITE DISPOCICIÓN FINAL






PRODUCCIÓN

DEFINICIÓN: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus
funciones. (GRGA).

ACTIVIDADES
La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad de o dependencia.

En el Anexo 1,Producción Documental, se orientan los formatos que son de uso común
a la administración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas.
Creación y diseño de documentos.
Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir yprocesadores de texto).
Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas,
CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).
Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
Determinación de uso y finalidad de los documentos.
Diplomática en términos de formalidad, imagencorporativa o logotipo de la
entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.
Adecuado uso de la reprografía.

2. Normalización de la producción documental
Identificación de dependencias productoras.
Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios
regulados en los manuales de procesos y procedimientos eidentificados en
la TRD.
Directrices relacionadas con el número de copias.
Control de la producción de nuevos documentos.
Determinación de la periodicidad de la producción documental.















RECEPCIÓN

DEFINICIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe
realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por unapersona natural o
jurídica. (GRGA).

ACTIVIDADES
Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a
lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro
con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales
como: mensajería,correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que
se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y
deben estar regulados en los manuales de procedimientos.
En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo
electrónico,página web, otros.
Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo (sello, reloj radicador).1. Radicación de documentos
Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos
establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia
de la fecha y hora de recibo o de...