Gestión Documental

GESTIÓN DOCUMENTAL

INTRODUCCIÓN
Toda oficina genera y procesa documentos y archivos para comunicarse y almacenar información.
Debido a ello, la gestión documental de los archivos en papel y los electrónicos es la clave para homogeneizar y racionalizar el trabajo. De otra manera, su proliferación indiscriminada podría propiciar el entorpecimiento y/o retraso de las actividades, con laconsecuente elevación de costos administrativos y materiales.
Debido al gran volumen de información que existe en una organización, se hace imprescindible contar con un medio de centralización y protección de los archivos, tanto en medio físico como electrónico.
La importancia que se le dé a la GESTIÓN DOCUMENTAL, repercute directamente en la fluidez y precisión con la que se puede hacer frenteprácticamente a todos los asuntos relacionados con el desarrollo de proyectos, de procesos, de funciones, de instalación y operación de sistemas y la definición de procedimientos relacionados con una prestación de servicios o venta de productos eficaces.

CONCEPTO
Herramienta o medio de comunicación impreso en un instrumento de reproducción gráfica o plasmado en un formato electrónico, que por logeneral contiene información fija y espacio para información variable.
De acuerdo con el tipo de información y grado de dificultad para su llenado, pueden integrar o acompañarse de un instructivo.

OBJETO
Representa el vehículo de transmisión de datos e información organizacional más sencilla, claro y funcional, toda vez que permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otrorecurso en términos físicos o electrónicos. Además, normativamente, cumplen con la finalidad de constituirse en una fuente de consulta para efectos legales y/o administrativos.

PROPÓSITO
* Contar con los formatos adecuados según las necesidades de la organización.
* Identificar y proteger información vital.
* Mejorar la gestión de los procesos y procedimientos.
* Contribuir aracionalizar las cargas de trabajo.
* Administrar los recursos y sistemas destinados al manejo de la información de la organización.
* Interrelacionar la gestión documental con la estructura organizacional.
* Evaluar la gestión documental de la organización.

ENFOQUES
La gestión documental forma parte de la estrategia para administrar los recursos informativos con que cuenta unaorganización. El punto de partida radica en el enfoque clásico para manejar la documentación que constituye las operaciones que afronta una organización.
Esta disposición dice que sea cual sea el formato para usar los recursos documentales, estos deben emplearse respetando la secuencia de datos, instrucciones, forma de llenado, tipos de datos, etc. Además es necesario mantener la unidad, claridad,agrupación, jerarquización, saturación movimiento, ritmo e imagen residual de todos ellos.
El enfoque digital incrementa la calidad de los datos; permite depurarlos y confirmarlos automáticamente, exportar la información que contengan hacia distintas bases de datos, analizar comparativamente los reconocimientos que se hagan y administrar de manera puntual las imágenes y documentos.

ENFOQUECLASICO
Este se refiere a la importancia de las formas impresas, que se usan generalmente cuando las operaciones administrativas que se efectúan en una organización requieren documentos para dejar constancia de su ejecución. El uso de estas formas impresas incide de manera directa en la simplificación de trabajo y en la calidad de la información; por ello hay que tener en cuenta los siguienteselementos:

* Contenido.
* Cantidad que se utiliza.
* Costos.
* El grado en que permiten imprimir celeridad y cohesión a las acciones.
* Constituyen un vehículo confiable para generar y transmitir información.

ANALISIS
* Formulario cuyas dimensiones no coinciden con el tamaño de los equipos en que se procesan o son excesivas para los datos que contienen.
* Duplicación...