Gestión documental

APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

“Saber es poder” dice un adagio antiguo sobre el conocimiento.

Con el transcurrir del tiempo el conocimiento se convirtió en la vertiente del desarrollo de la humanidad. Este desarrollo permitió utilizar una variedad de materiales donde mujeres y hombres han plasmado sus manifestaciones culturales en diversas formas y materiales de acuerdo alconocimiento que se había desarrollado.

Uno de esos materiales más conocidos desde la antigüedad y de uso actual es el papel. Es en este material principalmente y otros nuevos soportes documentales donde se localiza abundante información. Hoy la información se convirtió en un vehículo del saber y un recurso indispensable de la sociedad contemporánea y de la historia de la humanidad.

Estos doscomponentes sustanciales; la información y el conocimiento se interrelacionan entre sí. Es en este proceso, los documentos y los archivos se destacan por su importancia.

En un archivo no se conservan solamente papeles sino información y conocimiento, por ello la archivística tiene un accionar importante en este desarrollo conjuntamente con la participación de los archiveros en el manejo de lagestión documental y la administración de los archivos.

La Archivística y sus principios La archivística moderna al margen de ser considerada disciplina o ciencia debe utilizar como nuevas herramientas por sus avances tecnológicos.

Con el desarrollo de las tecnologías de la información, los archiveros como gestores de los mismos, debemos fortalecer y desarrollar políticas archivísticas yculturales las cuales, deben estar enmarcadas en un conjunto de objetivos y metas que tiendan a favorecer a los archiveros, usuarios y comunidad en general, con el fin de controlar eficazmente el objeto y finalidad de la archivística.

La implementación de este proceso de control se debe al uso frecuente de las tecnologías que podrían dificultar la aplicación técnica fluida de la gestióndocumental en la archivística, frente a los cambios, renovaciones, innovaciones o implementaciones de tecnología.

En este ámbito en papel de la archivística debe combinar los elementos conceptuales con estas nuevas herramientas.

Es importante recordar que el Diccionario de Terminología Archivística considera a la archivística como la disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de losarchivos.

A los archivos al conjunto orgánico de documentos producidos por las personas físicas y jurídicas.

Y los documentos como la expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte.

Estas definiciones nos permiten comprender mejor los alcances de la archivística desde sus inicios hasta laactualidad.

Aplicación de la teoría y la práctica archivística La teoría es aquella sustancia riquísima que permite el conocimiento especulativo que se refleja en la práctica.

Una teoría científica es un sistema deductivo en el cual ciertas consecuencias observables se siguen de la conjunción entre hechos observados y la serie de hipótesis fundamentales del sistema.

La práctica es simplemente laaplicación de los conocimientos teóricos. Sin embargo se debe destacar que desde la creación de los primeros archivos en la antigüedad ya existía la práctica aunque con aplicaciones naturales y meramente administrativa sin ninguna visión científica como ocurrió luego de la promulgación de los principios de procedencia.

Este desarrollo de la teoría archivística viene acompañada en los últimosaños de las publicaciones sobre archivística, el uso de las tecnologías de la información y la formación profesional de los archiveros van fortaleciendo la archivística dándole un horizonte de posibilidades extraordinarias.

En el ámbito de la teoría y práctica archivística aún debemos reconocer que existen dificultades en cuanto a la organización, conservación y descripción debido a factores...