Gestión Documental



Gestión Documental




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ÍNDICE


















CAPITULO I

1. PLANTEAMIENTO DEL PROYECTO



El manejo de los trámites, correspondencia interna, pruebas de entrega, facturas, hojas de vida, contratos, actualmente presenta inconvenientes en el trato de la información ya que esta se dúplica, se extravía, o se demora enllegar a su destino, tanto en la sede matriz como en las 23 regionales principales. Se cuenta con un archivo organizado de forma limitada a marcación por papel dentro de la sede matriz aplicada a toda la documentación, por lo que se vuelve vulnerable a pérdida o confusión.
La consulta y búsqueda de documentos es larga y compleja, dada la información almacenada ocasionando desperdicio de tiempo yrecursos.
Se encuentra que la seguridad es nula, validación que se debe ejecutar para el respaldo de los documentos.
La rotación de personal a nivel regional y en sede matriz es continua, y la información en la aplicación de nómina de la empresa se torna independiente y separada de los demás sistemas de información, no hay una base única de consulta.
Siendo una empresa posicionada y tomando encuenta las políticas, objetivos, que de ella se dispone se debe optimizar el manejo de los diferentes trámites para conseguir ahorro en costos, recursos, tiempos de consultas, y brindar atención inmediata a las peticiones tanto de los clientes internos como de los clientes externos.


2. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA



Es una empresa que presta servicios de mensajería, giros y carga ubicada entoda la región Colombiana, cuyo fin es garantizar los más altos estándares de calidad a través de su red logística integral. El trato de la información que se lleva se basa en las pruebas de entrega, facturas, y correspondencia interna. Actualmente la trazabilidad de la documentación se fundamenta en aplicación propia de la compañía donde se pueden establecer los 30 estados que competen a la guía.Las facturas y pruebas de entrega son digitalizadas de tal forma que se permiten visualizar por la aplicación propia de la compañía.
La correspondencia interna, hojas de vida de empleados, contratos, aperturas de agencias, clientes nuevos es almacenada en físico por el área de gestión documental, todas estas llegan por trámites efectuados por las demás áreas de la compañía.
En la partejudicial de la empresa, se presentan bastantes quejas y reclamos, los cuales se deben argumentar y confrontar bajo las pruebas de entrega y facturas que la empresa ha tramitado, muchas de estas pruebas son extraviadas o no son encontradas presentando costos llevados al ámbito penal.
La correspondencia interna comprende todo el estatus regional que la compañía actualmente tiene, lo que indica que lainformación física que está en los puntos estratégicos en ocasiones se pierde por el trato que se le da durante el transporte o la misma organización de cada una de las regionales.
La documentación física que se encuentra en un bodegaje en un apartado cercano de la sede principal, cuenta con marcaciones propias establecidas por la misma empresa, lo que permite la organización a groso modo, se puedeestablecer prioridad para préstamos entre el área de gestión documental y las demás áreas de la compañía. En ocasiones la vuelta de los préstamos se vuelve tediosa teniendo en cuenta que el inventario de la documentación no se lleva, no se tiene un repositorio de consultas. Muchos de los préstamos vuelven pero no a su lugar original, o el tiempo en el que puede llegar su estado puede serprolongado, y más cuando se pueden presentar hasta 100 préstamos en 15 días, el flujo documental que puede llegar es diario y continuo.

La empresa cuenta con otra aplicación desarrollada por un fabricante de software privado, cuya finalidad se trata de la digitalización de documentos propios del empleado referentes a hojas de vida, contratos, certificados, tarea realizada por el proceso de Gestión...