Gestión documental

GESTION DOCUMENTAL
Toda oficina genera y procesa documentos y archivos para comunicar y almacenar información. La gestión documental de los archivos en papel y de los electrónicos es clave para homogenizar y racionalizar el trabajo. Su proliferación indiscriminada podría propiciar el entorpecimiento y/o retraso de las actividades, con la consecuente elevación de costos administrativos ymateriales.
La importancia que se le otorgue a la gestión documental repercute directamente en la fluidez y precisión con la que puede hacer frente prácticamente a todos los asuntos relacionados con el desarrollo de proyectos, de procesos, de funciones, instalación y operación de sistemas y la definición de procedimientos relacionados con una prestación de servicios o venta de productos eficaces.
Undocumento es una herramienta o media de comunicación impreso en un instrumento de reproducción grafica o plasmado en un formato electrónico, que por lo general contiene información fija y espacio para información variable.
De acuerdo con el tipo de información y grado de dificultad para su llenado pueden integrar o acompañarse de un instructivo.
ENFOQUES
Para manejar la documentación queconstituye la planeación la plataforma de las operaciones que día con día afronta una organización, cuyo registro se centra en sus competencias centrales, estructura, sector de actividad, giro industrial, tamaño de la empresa, número de empleados, relaciones de coordinación, nivel de desarrollo tecnológico, sistemas de comunicación e información, trato a clientes (internos y externos), generación debienes, servicios, capital, conocimiento y gestión de la calidad.
Como parte fundamental del manejo y tratamiento de la información, es conveniente disponer de un enfoque digital que incremente localidad de los datos, es decir, que permita depurarlos y confirmarlos automáticamente.
ENFOQUE CLASICO
Cuando estas operaciones son numerosas y repetitivas se utilizan de forma impresa, cuyo uso incide enforma directa tanto en la simplificación del trabajo como en la calidad de la información que se maneja, es necesario tener en cuenta los elementos siguientes:
Su contenido
La cantidad que de ellas se utiliza
El costo que representan
El grado que permiten imprimir
Vehículo confiable para generar y transmitir información

DISEÑO
Elementos funcionales
Identificación
Logotipo dela organización
Titulo
Fecha
Numero de hoja
Nombre de quien lo elabora, revisa y/o autoriza
Clave del formulario
Orden de los componentes
Secuencia de los datos
Flujo de trabajo
Cuerpo
Instrucciones al pie o en el dorso
Clases de formularios
De línea
De columnas
De casillas
Combinado
Visualización
Unidad
División modular
ClaridadAgrupación y jerarquización
Saturación
Movimiento
Ritmo
Imagen residual
Selección de producto y presentación
Hojas extras- sueltas o en forma de bloc
Juegos engomados-dos o más partes de papel bond, engomadas y unidas entres si
Juegos individuales con papel carbón intercalado

Elementos materiales
Papel
Tintas y carbones
De presentación
Alternativas para su elaboraciónOffset
Mimeógrafo
Linotipo
Fotograbado
Roto grabado
A máquina
Computadora
Recursos de apoyo
El desarrollo de instrumentos para manejar los formularios depende de los recursos destinados para lograr su crecimiento en función de la programación y sistemas de apoyo vía computadora a la administración en general. Entre los elementos de esta naturaleza mas útiles para direccionaresta tarea se pueden mencionar:
Programación orientada al objeto-reutilización
Base de datos-programa puente
Cliente/Servidor-acceso vía computadora de una central
Intercambio electrónico de datos-computadora a computadora
Correo electrónico- agilización de información
Blog-sitio WEB que actualiza y recopila información
Multimedia-aplicación de un paquete integrado...