Gestión Documental

Transferencias documentales
Las transferencias obedecen a un programa que permite el adecuado y organizado traslado de la documentación del archivo de gestión al archivo central de acuerdo con las respectivas tablas de retención documental. Las transferencias son las remisiones de documentos de archivo de todas las dependencias de la entidad a un solo depósito central. Se realizan por la edadde los documentos y por su valor (administrativo, jurídico, histórico, etc.).Adicionalmente se deben establecer los formatos de control de las transferencias, en las cuales se registra la información que permite identificar las características mínimas del archivo que se transfiere. Una vez realizado el trámite preliminar de transferencia, el responsable del Área de Archivo debe efectuar unarevisión de las unidades transferidas, verificando su integridady asegurándose de que corresponda a la información contenida en los formularios. Los documentos se deben
distribuir y ubicar mediante normas técnicas archivística. Una vez acomodada la documentación se le dará la signatura topográfica definitiva de acuerdo con el lugar que esté ocupando cada unidad de conservación. Posteriormente, se debeelaborar un listado correlacionando signatura (ubicación) y documento (unidad de conservación).
Transferencias de archivo
Es el traslado de documentos de un archivo a otro, una vez que éstos han cumplido las normas establecidas y el plazo de permanencia fijado en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.

Las transferencias sirven para:
1. Solucionar, a nivel físico yfuncional, el problema de la acumulación de documentos en las unidades administrativas e instituciones productoras.2. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.3. Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.4. Concentrar la información útil ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo históricoinstitucional.5. Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.6. Guardar, precaucional o definitivamente, la documentación en condiciones de conservación óptimas.
Transferencias primarias
Son los traslados de documentos del archivo de gestión al central, sin alteración de sus propiedades, para su conservación precaucional y cuya frecuencia de uso ha disminuido en el proceso de atención de trámites. En estastransferencias se tienen en cuenta las vigencias y valores primarios de los documentos.
Para realizar estos traslados son necesarios:
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La tabla de retención documental
, en la cual se han concretado los resultados de los procesos de valoración (es el establecimiento de la edad y destino de los documentos dentro del ciclo vital, de acuerdo con los valores primarios y secundarios) y selección (que consiste en la conservación parcial o total, o su eliminación).-
El inventario de las series documentales a transferir, en el cual se refleja la clasificación , la ordenación y la descripción de la documentación de la unidad administrativa.- La respectiva acta de entrega
.El archivo central, mediante la tabla de retención documental y el inventario entregados por la dependencia que transfierey atendiendo al cronograma establecido para las transferencias, asume la responsabilidad de recibir, almacenar, conservar e identificar la documentación, para facilitar su consulta.

Para realizar estas transferencias se tiene en cuenta:
1. La tabla de retención documental en la cual se prevé la disposición final que han de tener los documentos, ya sea conservación total o parcial (si esparcial, estará sometida a selección representativa o aleatoria), microfilmación o eliminación.
2. El inventario de las series documentales que se van a transferir.
3. La respectiva acta de entrega. Autorización del Comité de Archivo
del la Entidad o la empresa para ejecutar la disposición final Inventario de transferencia documental
Se debe diligenciar el formato “INVENTARIO DE TRANSFERENCIA...