Gestión documental

Gestión documental

Se tiene conocimiento de que la gestión documental es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de “documentar “o fijar actosadministrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos de papel, cuyagestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

La gestión documental tiene sus principales precedentes en los Estados Unidos alrededor de losaños 50”, adquiriendo especial importancia con su industrialización, ya que, esto trae a su vez una competencia acelerada por el desarrollo tecnológico de cada país y desborda el crecimiento de lainformación, lo que supone la acumulación de grandes volúmenes de documentos. Ante esta situación en los Estados Unidos se empiezan a plantear cambios tanto en la teoría como en la prácticaarchivística que se venía realizando hasta este momento introduciendo el concepto de “ciclo de vida de los documentos”, pues se hace necesario mostrar todo el tránsito de un documento desde su creación yprocedencia hasta la destrucción o conservación permanentemente atendiendo a su valor histórico y su originalidad, mejorando la forma en que se recuperan y conservan.

Desde entonces, las empresas yorganizaciones ante la necesidad de tomar óptimas decisiones con precisión y seguridad implementan la gestión documental como factor importante en la búsqueda de una mayor eficacia y economía en elaprovechamiento de los documentos, ya que, es un recurso estratégico indispensable para el desarrollo de todo tipo de actividad. Por tal motivo es de vital importancia hacer una adecuada gestión deinformación desplegando, asignando y utilizando todos los recursos disponibles, porque los documentos contienen información y mucho conocimiento corporativo, que forma parte de los bienes intangibles del...