Gestión por procesos

GESTIÓN POR PROCESOS

Las empresas exitosas actuales se gestionan a través del análisis de los indicadores de gestión de los procesos y por supuesto tomando las acciones correspondientes para corregir las desviaciones presentadas. Sin embargo esto que parece tan natural en las grandes empresas o empresas consolidadas, no lo es tanto para las pequeñas empresas o medianas, que aún están en labúsqueda de guías principales para mantenerse en su lucha por una cuota del mercado. Las dificultades que significan definir los procesos en una empresa y luego definir los indicadores de gestión para medir el desempeño de los mismos es una tarea compleja y muchas veces mal llevada que en vez de convertirse en una factor impulsor de éxito termina siendo un obstáculo más al interior de laorganización. El proceso de identificar los procesos en una organización se hace complejo en la medida que los responsables no tengan el tema claro o que no dispongan del tiempo necesario para llevarlo a cabo. El presente ensayo pretende ser una guía para facilitar la identificación por procesos y la definición de los indicadores de gestión.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o queinteractúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. (ISO 9000).
Que estén conectadas significa que hay una sucesión de actividades o tareas conectadas sistemáticamente y el resultado referido es la propuesta de valor para el cliente externo o interno. El siguiente gráfico explica bien los elementos que participan en la gestión de un proceso:

Entradas: Todo proceso tiene entradasque serán transformadas al interior del mismo. Estas entradas pueden ser materiales, información, producto semi-terminado, etc. Aquí nace un primer control para gestionar el proceso, pues las entradas deben cumplir requisitos para ser consideradas aceptables; en caso alguna entrada no cumpla con los requisitos necesarios, puede ser rechazada o monitoreada como producto no conforme. Esto dependeráde cada proceso y se actuará según procedimientos establecidos por la misma organización para aceptar o rechazar “productos no conformes”. Por ejemplo en un proceso de confección rechazaremos las piezas con huecos porque de lo contrario tendremos una prenda de segunda calidad o a lo mejor, el procedimiento indica que la prenda igual deba confeccionarse porque así lo exigen cierto tipo declientes.
Recursos: Para transformar las entradas en salidas, usamos recursos materiales, humanos, procedimientos y nos aseguramos de no perjudicar al medio ambiente. Esto parece evidente pero muchas veces no dotamos a los responsables de los procesos de los recursos adecuados.
Recurso humano: Quien lo hace. Muchas veces no definimos bien el número de personas que deben ocupar un puesto o estaspersonas no poseen las competencias necesarias para ocuparlo. Ambos aspectos son fundamentales para un adecuado diseño de puesto de trabajo y para controlar correctamente un proceso.
Materiales: Con qué lo hace. Los recursos de infraestructura, equipos y demás recursos materiales deben estar en óptimas condiciones operativas. Sin embargo la información también es considerada una materia prima y muchasveces es lo más importante cuando gestionamos un proceso.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso ( ISO 9000). No confundamos con procedimiento escrito, un procedimiento no necesariamente debe estar escrito, pero sí debe reflejar claramente el responsable de la ejecución del mismo, las reglas de decisión, plazos, espacios, parámetros de control, alcance yregistros a usar.
Medio ambiente: el medio ambiente es la infraestructura principal donde se desarrollan las organizaciones y por ende los procesos. Es parte principal en el análisis que desarrollemos de cada proceso porque debemos cuidar de él y debemos asegurarnos que no lo estamos afectando negativamente.
Controles: sin control no hay forma de saber si estamos en el camino correcto. Estos...