Gesti{on documental

CONCEPTO DE GESTION DOCUMENTAL
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La gestión documental es un conjunto de normas, técnicas y prácticas para administrar todos los aspectos relacionados con la documentación en una organización: almacenamiento, búsqueda, recuperación, actualización, flujo, autentificación, etc. La gestión documental no es un concepto nuevo, ya que existeprácticamente desde que existe la escritura.

No obstante, las tecnologías de la información han permitido hacer grandes avances en la gestión documental, mediante los Sistemas de Gestión Documental (DMS, del inglés, Document Management System). Estos sistemas permiten informatizar la gestión, haciendo los procesos más ágiles, más eficientes, y con un ahorro sustancial de espacio físico.

La gestióndocumental incluye la gestión de archivos administrativos, contables, técnicos y cualquier otro documento que maneje la organización. Así, con una aplicación de gestión documental se podría mantener un control sobre los documentos de facturas, albaranes y pedidos de una empresa, y desde la misma aplicación mantener documentación técnica, gestionando diferentes permisos para que personas de diferentesdepartamentos puedan acceder a unos y otros.

ASPECTOS DE LA GESTION DOCUMENTAL

La gestión documental puede abarcar muchos grados de complejidad, dependiendo de la cantidad de documentación que haya, y el grado de eficiencia con el que se quiera gestionar. No obstante, existen unos aspectos básicos, o unos criterios que hay que tener en cuenta para gestionar documentos, y cuando se implantaun sistema de gestión documental.

COMPONENTES DE LA GESTION DOCUMENTAL

De cara a dar respuesta a los criterios mencionados anteriormente, los sistemas informáticos de gestión documental suelen integrar una serie de elementos comunes a todos ellos.

Metadatos
Al margen de la información contenida en el documento, conviene almacenar información del propio documento: fecha de creación, autor,tamaño, propiedades, compañía, materia que trata… Actualmente prácticamente cualquier aplicación informática que genere documentos es capaz de almacenar todos estos metadatos.

Integración
Integración de todo tipo de documentos en la misma aplicación de gestión de forma que un usuario pueda crearlo, abrirlo, editarlo, guardar nueva versión, todo sin salir de la aplicación.

CapturaPosibilidad de obtener y digitalizar documentos como imágenes, o textos que se tienen en papel u otros formatos, escaneándolos. Esto incluye funcionalidad OCR, (reconocimiento de texto), que al escanear texto lo traslada a documento de texto, en vez de documento de imagen. Una vez digitalizados es posible integrarlos en el sistema de gestión informático.

Indexación
Consiste en poner identificadoresúnicos a los documentos de forma que sean más sencillos de localizar. Además de esto, cuando el volumen de documentos es grande conviene utilizar otras técnicas como categorización y agrupaciones de índices para que se puedan hacer búsquedas en árbol y no sea necesario recorrer todos los elementos en una búsqueda.

Almacenamiento
Almacenamiento de los documentos electrónicos, en una base de datos.Contemplará funcionalidad para definir cuánto tiempo se mantienen, cómo hacer migraciones a otro sistema de almacenamiento, sistema de copias de seguridad, para recuperar en caso de fallo del primer sistema.

Recuperación
Herramientas para recuperar un determinado archivo almacenado. No siempre se conocerá el identificador único del archivo, por lo que la aplicación debería proporcionar laposibilidad de encontrarlo por título, u otros metadatos como tamaño, autor, etc, pudiendo hacer búsquedas más eficientes.

Distribución
La aplicación deberá proporcionar un canal de distribución de los archivos, en caso de que estos deban ser distribuídos.

Seguridad
La aplicación debe garantizar que los documentos tengan el nivel de seguridad adecuado. Habrá documentos con información...