Gestion admnistrativa

GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CÓDIGO: Z-PR-12.005.011
PROCEDIMIENTO REGISTROS CONTABLES
MANUALES
VERSIÓN: 0.0
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Proceso: Contable
Subproceso: elaborar y presentar los estados contables y
otros informes financieros.
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Reconocer y revelar los hechos económicos que no son registrados automáticamente en el sistema de gestiónfinanciero
QUIPU, para la comprensión de la realidad que razonablemente representa la información contable de la sede.
ALCANCE: este procedimiento cubre desde que se identifica el tipo de transacción que se va a reconocer y revelar en Contabilidad, hasta
la impresión y archivo de los comprobantes contables. Aplica para la Sede Manizales.
DEFINICIONES:
1. Actualización: calcular los saldosfinales, basado en un saldo inicial y los movimientos del período.
2. Amortización: se refiere a la distribución del costo de un activo amortizable durante el tiempo en que contribuye a la generación del
ingreso o al cumplimiento de las actividades propias de la función administrativa o cometido estatal del ente público.
3. Clasificación: actividad en la que, de acuerdo con las características delhecho, transacción u operación, se determina en forma
cronológica su clasificación conceptual según el Catálogo General de Cuentas. En esta actividad se debe evaluar que el hecho
financiero, económico, social y ambiental a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se
clasifica.
4. Comprobante de Contabilidad: los comprobantes de contabilidad son losdocumentos en los cuales se resumen las operaciones
financieras, económicas, sociales y ambientales de la entidad contable pública y sirven de fuente para registrar los movimientos en el
libro correspondiente. Deben elaborarse en castellano con base en los documentos soporte, indicando la fecha, origen, descripción y
cuantía de las operaciones, cuentas afectadas, personas que los elaboran yautorizan y numerarse en forma consecutiva y continua;
su codificación se hará de acuerdo con el Catálogo General de Cuentas.
5. Depreciación: reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil estimada, con el fin de
obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva del
entepúblico. Su distribución debe hacerse empleando los criterios de tiempo y productividad, mediante uno de los siguientes
métodos: línea recta, suma de los dígitos de los años, saldos decrecientes, número de unidades producidas o número de horas de
funcionamiento, o cualquier otro de reconocido valor técnico, que debe revelarse en las notas a los estados contables.
6. Identificación: actividad enla que se determina la ocurrencia de hechos, transacciones y operaciones que afectan la estructura
financiera, económica, social y ambiental, y por lo tanto debe ser objeto de reconocimiento y revelación. Con esta actividad se busca
evaluar que la totalidad de los hechos, transacciones y operaciones sean incorporados al proceso contable.
7. Parametrización: configurar cierto proceso del Sistemade Gestión Financiera QUIPU, a través de un conjunto de datos fijos que
muestran las características principales de determinado evento.
8. Provisión: representa el valor de las estimaciones que debe efectuar el ente público para cubrir contingencias de pérdidas como
resultado del riesgo de incobrabilidad, mercado o demérito del costo de los activos, así como las estimaciones para cubrirobligaciones, costos y gastos futuros no determinados o acreencias laborales no consolidadas, como consecuencia del proceso
operacional o actividades permanentes que lleve a cabo.
9. Registros Contables Manuales: asiento débito o crédito que se realiza directamente en el Sistema de Gestión Financiera QUIPU por
el usuario, con el fin de expresar las transacciones y las operaciones que aún no están...