Gestion correspondencia

TEMA

Gestión documental.

TITULO

Gestión Documental Para Seguimiento D e Correspondencia.

PROBLEMÁTICA

• Falta de seguimiento rápido.
• Consecutivos duplicados.
•Exceso en consumo de papel.
• Falta de control de las respuestas.
• Existencia de varios formatos.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

DESCRIPCION DEL PROBLEMA

• Falta deseguimiento rápido

No hay manera rápida de ubicar y acceder a la correspondencia entrante y saliente de la empresa lo cual genera demora en la consulta y respuesta de los oficios porparte del personal responsable.

• Consecutivos duplicados

Como cada persona responde sus oficios sin una manera efectiva de coordinar los consecutivos no hay un control definidocon respecto a el numero que estos deben llevar, lo cual genera cartas con consecutivos repetidos y otros consecutivos que no se usaron generando vacios en el control de las mismas.• Exceso en consumo de papel

Debido a que los usuarios deben imprimir las cartas para que la persona indicada las revise y firme de estar de acuerdo con ellas, cuando estaspresentan algún error se genera perdida de papel y de tiempos generando costos más altos para la empresa.

• Falta de control de las respuestas

No se sabe con certeza si eloficio fue contestado y dentro del tiempo estipulado para esto, debido a que no hay una manera de monitorear el estado de estas tareas, incurriendo muchas veces en falta de contestaciónde las mismas o demasiado tarde.

• Existencia de varios formatos.

Cada persona contesta sus oficios en el formato que desee y configurado como ella desea lo cual genera faltade uniformidad en la correspondencia saliente de la empresa, esto causa una falencia de seguridad ya que se puede pasar cualquier tipo de carta como si la enviara la empresa.