Gestion de Adquisicion de Proyectos

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

Cada vez son más las organizaciones que adoptan la estrategia de adquirir productos y servicios a proveedores externos en lugar de desarrollarlos internamente. El objetivo de esta estrategia es mejorar la eficiencia operativa de la organización aprovechando la capacidad de los proveedores de entregar soluciones de mejor calidad, más rápido, a menorcoste y con la tecnología más adecuada.

La problemática de la adquisición reside en que la organización que adquiere los productos y servicios es quien tiene la responsabilidad final de satisfacer las necesidades de sus usuarios, mientras que es el proveedor quien va a ejecutar las tareas necesarias para desarrollar y proporcionar la solución.

Según algunos estudios, entre los grandesproyectos de adquisición de TI (tecnologías de la información), el 25% fracasa en los dos primeros años y el 50% fracasa en los cinco primeros años. Como factores que contribuyen a este fracaso, destacan:
 Mala gestión
 Incapacidad de articular las necesidades del cliente
 Mala definición de requisitos
 Selección de proveedores inadecuada
 Procesos de contratación inadecuados
 Procedimientosde selección de tecnologías insuficientes
 Cambios de requisitos incontrolados

La responsabilidad es compartida entre el adquiridor y los proveedores. La mayoría de los fallos en los proyectos se podrían evitar si el adquiridor supiera cómo gestionar adecuadamente la adquisición con sus proveedores. Un aspecto muy importante para el éxito de la relación entre adquiridor y proveedor es lacomunicación.

Muchas veces, el adquiridor se desentiende del proyecto una vez que lo contrata a un proveedor y, después, se da cuenta demasiado tarde de que el proyecto va retrasado, la tecnología elegida no es viable, etc., en definitiva, el proyecto ha fracasado.

El adquiridor es el responsable del proyecto: es quien mantiene una relación con los usuarios finales para comprender susnecesidades, realiza la gestión de todo el proyecto y es responsable de entregar la solución a los usuarios. Además, para realizar esta entrega al usuario de la solución deseada, el adquiridor es responsable de elegir a los proveedores que la van a desarrollar y proporcionar de manera que cumpla las necesidades del cliente.







GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

La gestión deadquisiciones en una empresa incluye una serie de procesos para la adquisición de productos o servicios, la gestión y administración del contrato y gestión de control de cambios necesarios para administrar contratos u órdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo de proyecto. También incluye una buena selección y negociación con los proveedores y un control de los riesgos que puedansurgir durante el proceso de adquisición. Todos estos puntos que pueden verse en la siguiente gráfica se tratarán en los siguientes apartados.




PLANIFICAR LAS COMPRAS Y ADQUISICIONES

El proceso de planificar las compras y adquisiciones es el proceso de identificar qué necesidades del proyecto se pueden alcanzar mejor a través de la adquisición de productos y servicios fuera de laorganización, y cuándo y cómo hacerlo.
A continuación se muestran los principales pasos a seguir en este proceso:



La decisión de adquisición se debe tomar siguiendo una estrategia de selección de fuentes que se centra en investigar y analizar los pros y contras de la externalización del servicio y la revisión de las funciones de toda la organización para conseguir el máximo beneficio.
Porotro lado, las actividades de definición de requisitos se plasmarán en un documento que será la base funcional del contrato y servirá como guía para el diseño de una solución.


PLANIFICAR LA CONTRATACIÓN

La planificación de la contratación consiste en preparar los documentos necesarios para soportar las respuestas de los proveedores a los requerimientos de adquisiciones y seleccionar los...