Gestion de archivos

Importancia y manejo de gestión y organización de archivos y documentación en la empresa

1. Definicion
2. El archivo físico
3. Sistemas de información
4. Tipologías de archivos
5. La organización de archivos
6. El archivo desde el punto de vista legal
7. El archivo y la gestión documental
Empresa que se va a consultar: Sonora Electricidad S.A. de C.V.
Necesidad de la empresa: Estarequiere ser evaluada por un especialista, para determinar un método específico para el control de registros. La compañía ha perdido varios clientes, además se han extraviado algunos documentos que son de suma importancia para la empresa.
Objetivo de la consultoría: Poder determinar los motivos por los cuales una determinada área de la empresa esta teniendo problemas, buscar una solución óptima alproblema y hacérselo saber al responsable en el momento adecuado para que se tomen medidas correctivas o preventivas dependiendo de la magnitud del problema.
Determinación del área a revisar: Administrativa
Alcance de la auditoria: Control de registros.
• Clasificación y registro de documentos.
• Descripción y ordenación de documentos.
• Instalación de documentos.
• Manual de archivo.Procedimientos a realizar: Se pretende dar las bases al responsable para solucionar el problema, sugiriendo algún sistema contable en el cual se pueda llevar un almacenamiento virtual de información primaria de la empresa, así como determinar áreas donde se deberá guardar de forma ordenada la información física con la que cuente la empresa.
Contenido del Curso
El objetivo de este curso es la inducciónde los empleados, hacia la importancia y manejo de gestión y organización de archivos y documentación en la empresa.
El curso tendrá una duración de 40 hrs., en un periodo de cuatro semanas de lunes a sábado dos horas diarias, en las cuales se abordara cada punto del contenido teórico, que a continuación se presenta:
TEMARIO
1. El archivo.
1.1. El archivo y el documento.
1.2. Soportesdocumentales.
1.3. Funciones del archivo.
2. El archivo físico.
2.1. El archivo físico. El edificio de archivo.
2.2. Mobiliario de archivo.
2.3. Condiciones ambientales y de seguridad.
3. Sistemas de información.
3.1. Tipos de sistemas de archivo.
3.2. Aplicación de los sistemas de archivo.
4. Tipologías de archivos.
4.1. El archivo tradicional.
4.2. Las nuevas tecnologías de archivo.
4.3.Otros tipos de archivo.
5. La organización de archivos.
5.1. Clasificación y registro de documentos.
5.2. Descripción y ordenación de documentos.
5.3. Instalación de documentos.
5.4. Manual de archivo.
6. El archivo desde el punto de vista legal.
6.1. Los archivos en la empresa.
6.2. Custodia legal de documentos.
6.3. Normativa aplicable.
7. El archivo y la gestión documental.
7.1. Fasesy tratamiento del documento.
7.2. Las transferencias de documentos.
7.3. La conservación y el expurgo
A continuación se presenta los módulos a desarrollar en este curso, con el respectivo material a utilizar, consta de una presentación de "power point" para cada modulo, con sus respectivas dinámicas y evaluaciones correspondientes para el curso que se desea impartir para la empresa.

Elarchivo y documentación:
Concepto de archivo:
La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la R.A.L.E.:
Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que loscontienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan).
La misma Administración reconoce estas definiciones de archivo en la Ley de Patrimonio Histórico Español. Otras disposiciones hacen referencia al archivo como aquella institución cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando las técnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para le cumplimiento de los...