Gestion de compras

La Gestión de Compras en la empresa gastronómica: cómo administrar eficazmente las compras.
En cualquier emprendimiento gastronómico, el sector de compras es una de las áreas más importantes, estratégicamente hablando. Dentro de un circuito organizado como esquema de control de costos, Compras se presenta como un punto débil que es necesario organizar para que cumpla con su cometido.
En unadefinición formal, compras es el sector de la empresa que tiene como objetivo mantener el proceso productivo de la misma, adquiriendo las materias primas y productos de la mejor calidad y con las mejores condiciones de precio. 

En este sentido tiene como objetivos:
Surtir los almacenes de Alimentos y Bebidas.
Comprar a los precios más bajos sin afectar la calidad los mejores productos delmercado.
Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, sin obstruir las necesidades de producción.
Localizar y elegir los proveedores que suministren la mercadería.
Mantener una buena comunicación con el departamento de Costos de Alimentos y Bebidas para estar al tanto de los resultados diarios de costos.
Si bien parece algo sencillo, comprar no es pedir y por lo tanto requiere de un trabajocontinuo para evitar caer en los errores más comunes. Si se analiza el proceso diario y continuo se pueden observar algunos:
Comprar de más: la base de una economía estable para nuestro análisis, porque de la otra también se puede hablar, pero existiría una parcialidad. Acumular mercadería por el solo hecho de ver los depósitos llenos genera costos ocultos que a la larga terminan perjudican larentabilidad.
Mal uso: al existir en los inventarios gran cantidad de productos hay una tendencia natural a su mal manejo. “Total hay mucho…” 
Costo de necesidad de espacio: si se acumula mercadería se necesita de más espacio, de más frío, etc.  Por ejemplo en una ocasión un cliente que alardeaba de su habilidad para comprar vinos, de sus grandes negocios al comprar en grandes cantidades a lasbodegas por las condiciones de pago que le otorgaban. Efectivamente en algunas ocasiones esto sucedía, pero siguió comprando y naturalmente no tuvo más espacio para guardar sus vinos, por lo cual alquilo otro espacio para generar otro depósito. Al tiempo se percató que para mantenerlos adecuadamente necesitaba de una temperatura especial por lo cual lo refrigeró, y al tiempo también tuvo quecontratar a una persona para mantener el orden de estos depósitos. Resultado, el costo de mantenimiento del stock superaba ampliamente la ganancia por algunas compras acertadas.
Costo de personal: del ejemplo anterior surge que mantener un gran stock requiere de personal adicional.
Costo financiero: no se debe olvidar que la mercadería es dinero inmovilizado, por lo mismo debe tenerse en cuenta sucosto financiero.
Comprar de meno: la contracara de compras y una de las más peligrosas. El desconocimiento y la simplificación en el análisis de este punto pueden resultar en situaciones que realmente nos perjudiquen.
Compra de emergencia: si no se tiene desarrollado un stock que permita desenvolvernos en la operación diaria, se generaran pedidos de urgencia que terminaran por destruir el principiode control de costos, debido a que estas compras urgentes nunca cumplirán con las condiciones que se han establecido en nuestras recetas. En resumen si realizamos compras de emergencia por haber pedido menos, terminaremos comprando a precios y calidades que no son las planificadas.
Pérdida de clientes: ¿cuánto cuesta un cliente? La respuesta es sin número… Arriesgarnos a perder un cliente puederesultar sumamente costoso. Todos sabemos el efecto multiplicador que tiene un cliente disconforme, no podemos correr el riesgo de tener que decir a un cliente que de eso NO HAY. Cuando establecimos el menú de nuestro negocio generamos un compromiso con nuestro cliente, le hicimos una promesa. Promesa que no cumplimos.
Por esto es que debemos desarrollar un proceso que permita cumplir con el...