Gestion De Compras

Asignatura:
Gestión de Compra


TEMA III
PROCEDIMIENTO Y FLUJO DE INFORMACIÓN

El área de compras/administración de abastecimiento de materiales requiere una amplia variedad de procedimientos de operación estándar para realizar actividades diarias normales. El proceso de compras está ligado estrechamente a casi todas las otras funciones incluidas en una organización y también con elmedio externo, creando una necesidad de sistemas completos de información.

3.1- ETAPAS EN EL SISTEMA DE COMPRAS.

Las etapas indispensables en el procedimiento de compras son:

1. Reconocimiento de una Necesidad.

Cualquier compra se origina en el reconocimiento de una necesidad definida de algo en la organización. Esto puede dar como resultado una requisición de material aldepartamento de almacén. El departamento de compras es el responsable de ayudar a anticiparse a las necesidades de los departamentos usuarios.
Dentro de esto tenemos:
* Órdenes Urgentes y Precipitadas: No siempre se puede evitar que existan órdenes urgentes; pero deben existir las emergencias que justifiquen su uso. Esas órdenes son costosas, y se debe en parte a la mayor posibilidad de error cuandoel trabajo se realiza bajo presión.
* Órdenes Pequeñas: Las órdenes pequeñas son un tema de continua discusión en todas las organizaciones, debido a que la falta de un artículo pequeño puede crear una gran molestia.
* Orden de compra con Cheque en Blanco: Es una forma especial en la cual al vendedor se le envía un cheque junto con la orden de compra; cuando la mercancía es embarcada,el vendedor anota la cantidad que se le debe en el cheque y cobra éste. Este método fue inventado para combatir el problema de las órdenes pequeñas.

2. Descripción de la necesidad, con una definición exacta de las características y cantidades del artículo o del producto que se sirve.

Ningún comprador puede comprar algo sin saber con exactitud qué es lo que desea el departamento usuario.Es indispensable tener una descripción precisa de la necesidad del artículo, del producto o el servicio objeto de la requisición. En las requisiciones se debe incluir la siguiente información:
1. Fecha
2. Número (identificación)
3. Departamento en el que se origina.
4. Cuenta a la que será cargada.
5. Descripción completa y cantidad del material que se necesita.
6. Fecha enla que se necesita el material.
7. Cualesquiera instrucciones de embarque especial.
8. Firma de la persona autorizada para hacer la requisición.

* Flujo de Requisiciones de Compra: se deben hacer dos copias de la requisición, el original será conservado por el departamento de compras y el duplicado será retenido por quien hace la requisición.
* Uso de la Requisición Viajera:es una forma en tarjeta de cartón, usada cuando un artículo en particular debe comprarse frecuentemente para un departamento determinado.
* Uso de la Nota de Requisición de Materiales: Se usa por las empresas que fabrican un artículo estándar durante un periodo relativamente prolongado de tiempo, como una forma rápida de notificar a compras las necesidades de producción.
* Compras sinAlmacenar o Contratación de Sistemas: ha sido utilizada con mayor frecuencia en la compra de papelería y artículos de oficina, materiales de mantenimiento y reparación y en productos de operación.

3. Determinación y análisis de las posibles fuentes de abastecimiento.

La selección de proveedores constituye un papel importante de las funciones de compra que incluye la localización defuentes calificadas de abastecimiento y la evaluación de la probabilidad de que un acuerdo de compra pueda resultar con el tiempo en el envío de un producto satisfactorio y en los servicios antes y después de la venta.
Entre los registros básicos de una oficina de compras bien organizada deben existir:
* Los contratos importantes contra los cuales se asignan las órdenes a medida que se...