Gestion de Compras

LA GESTIÓN DE COMPRAS
La gestión de compras y abastecimiento representa la fase inicial del proceso de flujo de materiales requeridos por la empresa con gran incidencia en los flujos de tesorería y de información.
La función de compras en una organización debe garantizar el abastecimiento sostenido de los materiales y productos necesarios en las mejores condiciones posibles de:
CANTIDADCALIDAD
OPORTUNIDAD
PRECIO
Su papel es disponer de los suministros necesarios para la actividad permanente de la empresa.
Por lo tanto el Sistema Administrativo de compras y adquisiciones en una empresa se debe llevar a cabo con eficiencia, lo que implica disponer de un elemento organizado que las efectúe proporcionando un servicio rápido a los usuarios y al mismo tiempo económico.
Losobjetivos de la función de compras son:
Mantener una continuidad en los suministros de acuerdo con los programas de fabricación o de compras
Proporcionar los productos, materiales y componentes de acuerdo con las especificaciones de calidad requeridas
Obtener los productos necesarios al costo total mas bajo posible dentro de las necesidades de calidad y plazos de entrega requeridos
Prevenir alDpto. Comercial y a la gerencia general de las variaciones de precios, coyunturas, tendencias, etc.
Todo esto implica una COORDINACION permanente entre las áreas de Producción, Comercial, Finanzas y Compras. Sin embargo, la función de compras tiene por naturaleza unas actividades claramente diferentes de las otras funciones y que pueden resumir de la siguiente manera:
Estudio de las fuentes desuministro
Selección de proveedores
Control de las especificaciones de calidad requeridas
Gestión de precios
Seguimiento de las operaciones realizadas en todos los acuerdos y condiciones establecidas con el proveedor
Venta de sobrantes y productos obsoletos
Por otra parte compras debe ocuparse de un conjunto de actividades que resultan básicas y que abarcan las siguientes:
Búsqueda yevaluación de proveedores
Mantenimiento de un registro actualizado de productos con información referida a: Características técnicas, códigos de identificación, suministradores, precio y condiciones de entrega y pago
Negociación permanente de: Precios, Calidades, Condiciones de pago y Plazos de entrega
Previsión de compras en sus aspectos técnicos, económicos y financieros
Planificación de pedidos porarticulo y proveedor, determinando los volúmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstos
Preparación de órdenes de compra, lanzamiento de pedidos y seguimiento de los mismos hasta su recepción y control de calidad
Solventar discrepancias en la recepción del producto
Analizar variaciones en precio, plazos de entrega, calidad
En esta secuencia de actividades que corresponden al proceso decompras se ponen de manifiesto responsabilidades diferentes, como son: Responsabilidades administrativas, técnica, comercial, financiera y económica, las que se pasan a comentar.
Administrativa: La compra es un acto administrativo que ocasiona la entrada de mercancía y la salida del correspondiente valor en dinero. Este carácter administrativo es el que permite organizar el conjunto de operacionesy procedimientos necesarios para la ejecución de las operaciones de compra y gestionar con eficacia este servicio.
Técnica: La compra debe realizarse a aquellos proveedores que mejor satisfacen las necesidades de la empresa. Esto obliga a un conocimiento detallado de las características y variedades de las mercancías a comprar y las alternativas validas que puedan existir.
Comercial: La compraobliga a un continuo contacto comercial con los proveedores, tanto actuales como potenciales. Requiere descubrir e investigar nuevas fuentes de abastecimiento y mejorar constantemente los resultados de las negociaciones externas, razonando en todo momento como una fuente generadora de beneficios para la empresa.
Financiera: La compra inmoviliza capital, su escasez obliga a limitar el volumen de...