Gestion de documentos del sector público desde una perspectiva archivistica ii

GESTION DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO
DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVISTICA
II

ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

ADMINISTRATIVOS

ALICIA CASAS de BARRAN

ANDREW GRIFFIN

LAURA MILLAR

MICHAEL ROPER

CONSEJO UNIVERSIDAD DE LA INTERNATIONAL
INTERNACIONALREPUBLICA RECORDS MANAGEMENT
DE ARCHIVOS ARCHIVO GENERAL TRUST

AGRADECIMIENTOS

Anne Thurston, OBE, por su generoso apoyo y amistad desde 1989.

IRMT (Internacional Records Management Trust), por laautorización para el uso de los materiales del MPSR (Management of Public Sector Records)*.

Profesora Mireya Callejas por sus prontas respuestas.

Profesoras Ayudantes de Curso Lic. Liliana Gargiulo y Arch. Lourdes Ramos por su permanente cooperación.

A la Universidad de la República, Uruguay por su apoyo al trabajo archivístico.

INTRODUCCION

Organización y control dedocumentos administrativos, propone continuar el desarrollo de una serie integrada de apoyos bibliográficos, en español, en el formato de enseñanza programada (incorporando recursos didácticos) que pueda ser usada para estudio individual; como parte de un programa de educación a distancia; o como instrumento de apoyo en clases magistrales o talleres. Los antecedentes pueden encontrarse en materiales delInternational Records Management Trust[1], que fueron adaptados a la realidad documental iberoamericana, recibida de España, tratando de superar las dificultades idiomáticas y terminológicas, de la herencia anglosajona de los materiales aludidos.

Aunque en los inicios, la archivología fue considerada como complementaria al estudio de la historia y era sinónimo de capacidad para preparar lasfuentes y ponerlas a disposición de la investigación, publicando y editando documentos, la gestión de los documentos administrativos formó parte de los contenidos de los planes de estudio de la disciplina en toda Iberoamérica.

En este volumen se tratan una serie de cuestiones relacionadas con los documentos administrativos[2] y la gestión de los mismos. Se considera el papel esencialque ellos tienen para apoyar la eficiencia de la administración, la rendición de cuentas y el estado de derecho. Se examina las características de los documentos como testimonios confiables y precisos de las decisiones y las acciones que documentan. Son considerados los principios del control y las necesidades fundamentales de un sistema de gestión de documentos. Luego, se examinan con detalle losmecanismos y las prácticas que gobiernan el control los documentos corrientes y semicorrientes desde su creación. Este control asegura que los documentos sean mantenidos y recuperados con eficiencia para el uso de la administración a la vez que asegura la posibilidad de una gestión eficaz en todas las fases del ciclo vital. .

Asimismo, se estudia el expediente, documento múltiple,heredado de la administración colonial española usado por la mayor parte de las organizaciones públicas en Iberoamérica.

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Como se ha manifestado este texto puede ser utilizado para estudio individual; como parte de un programa de educación a distancia; o como instrumento de apoyo en clases magistrales o talleres.

En las propuestas de educación adistancia, o en modalidad semipresencial, los procesos de enseñanza y aprendizaje no tienen lugar en un espacio compartido por alumnos y docentes ni acontecen en forma simultánea sino que se encuentran mediatizadas a través de los materiales usados.

El principal problema que deben afrontar ambos actores, estudiantes y profesores es la ausencia de una relación cara a cara y es allí donde los...