Gestion de documentos en la empresa

Revista General de Información y Documentación Vol. 8. ni 2-1998:11-30

ISSN: 1132-1873

GROUPWARE Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN LA EMPRESA
MARIA ANTONIA GARCíA MORENO Escuela Universitaria de Biblioteconomía y Documentación Universidad Complutense de Madrid E-mail: rnaníonia@mad.servicom.es

Resumen: Las empresas han comenzado a diseñar sistemas de información basados en el trabajo en grupocon un objetivo primordial: lograr productos y servicios mejores que los de sus competidores para satisfacer al cliente final. Groupware, o trabajo en grupo, es un término que integra un abanico de distintas tecnologías que permiten a grupos de personas trabajar juntas electrónicamente, facilita la comunicación, la colaboración y la captura del conocimiento de las organizaciones. En este articulose presentan las principales aplicaciones de groupware, así como la metodología para su implantación y los factores críticos para su desarrollo. Palabras clave: Groupware, Intranet, Gestión del Conocimiento, Gestión de Documentos. Abstract: Private companies have started to design information systems based on groupwork with the fundamental objective of acbieving better products and services thantheir competitors to satisfy customer expectations. Groupware or gronpwork is a terin which covers a wbole range of different tecbno]ogies enabling users to work togetber electronically and facilitating communication, collaboration and the capture aud retrieval of the organisation knowledge. This article sets out the main applications of groupware, the methodology for its appliccation and thecritical factors for its development.
lCeywords: Groupware, Intranet, Knowledge management. Document manage-

ment.

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María Antonia García Moreno

Groupware y gestión de documentos en la empresa

INTRODUCCIÓN El reto más importante con el que se enfrentan las empresas es el de la innovación, y la clave del éxito está en ofrecer productos mejores y mejor servicio a sus clientes. Paraconseguirlo, las empresas son conscientes de lo importante que es involucrar a todos sus empleados en este objetivo, por lo que deben poner especial énfasis en incentivar la colaboración y la creatividad y animarles a que compartan sus ideas, que en definitiva es el conocimiento de la organización. Si por comunicación entendemos conversaciones entre personas y por colaboración personas que trabajanjuntas. ¿qué es el conocimiento en una
empresa y cómo se puede compartir? Hace años se limitaba al hecho de conseguir datos e informes y más tarde al uso de herramientas que convertían esos datos en información que ayudaba en la toma de decisiones. En la

actualidad, las empresas han dado un paso más hacia la captura y uso del
conocimiento. Ahora, además de los datos contables, se le da un valorestratégico a lo que sus miembros saben. El conocimiento puede incluir todo

lo que se sabe sobre los competidores y sus productos, sobre sus clientes,
sus necesidades y lo que piensan sobre ellos. El conocimiento se convierte en un valor de primer orden para las empresas y las ideas de sus empleados en la fuente principal de información que va a repercutir en sus ventas y ganancias. Si elconocimiento es la nueva clave descubierta por las empresas, ¿cómo se puede gestionar y mantener el conocimiento? Esto es precisamente lo que puede hacer el groupware. El groupware, también conocido como workgroup, facilita la comunicación, la colaboración y !a captura del conocimiento de las organizaciones. Puede definirse Groupware como un conjunto de elementos de software y elementos de hardwareque permiten a un equipo de trabajadores colaborar en procesos específicos. Groupware, o trabajo en grupo, es un tér-

mino que integra un abanico de distintas tecnologías, entre otras las que se
encargan de la gestión documental, que permiten a grupos de personas trabajar juntas electrónicamente. Sin embargo, para implantar un sistema de trabajo en grupo, además de
los recursos tecnológicos,...