Gestion De Documentos
Páginas: 12 (2799 palabras)
Publicado: 11 de julio de 2011
GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS EMPRESAS: UNA APROXIMACIÓN PRÁCTICA
Carlota Bustelo Ruesta, Socia-Directora Inforárea
Comunicación presentada en : VII Jornadas Españolas de Documentación (Fesabid 2000). Bilbao, 19-21 de octubre de 2000.
1. La realidad empresarial, la gestión de la documentación, la información y el conocimiento
En los últimos años la realidad empresarial ha cambiado a unritmo vertiginoso. Aunque la velocidad de los cambios y los objetivos conseguidos no son iguales entre las grandes empresas y las PYMES, los distintos ámbitos geográficos de actuación y los sectores de actividad, e incluso entre empresas del mismo país, sector y tamaño, podemos reconocer unas tendencias imparables en la gestión empresarial. En la práctica empresarial las tecnologías de lainformación y las telecomunicaciones ocupan un lugar muy destacado en cualquier empresa, siendo elementos indispensables de gestión, que requieren un capítulo importante de las inversiones. En el plano teórico, la adaptación a las nuevas circunstancias pasa por la proposición de modelos que se basan en la gestión adecuada de los “activos intangibles” y el “capital intelectual “, lo que globalmente se conocecomo la gestión del conocimiento.
En general los empresarios y directivos están de acuerdo con el discurso teórico que concede una gran importancia a la gestión de la información y el conocimiento dentro de las empresas, pero muchas veces se sienten algo perdidos a la hora de poner en práctica acciones o adoptar soluciones relacionadas con el tema.
En algunos casos, se enfocan las posiblessoluciones desde una perspectiva solamente informática. La gestión de la información y el conocimiento se consigue con la compra de herramientas informáticas de “nueva generación”. Es muy normal que en empresas importantes la gestión de la información y el conocimiento se centre en los departamentos o encargados informáticos. Aunque en algunos casos, se hayan conseguido parte de los resultadosesperados, no parece la mejor forma de abordar el problema. En primer lugar, porque confundir la herramienta con la solución puede generar grandes frustraciones. Todos sabemos que comprarnos el mejor martillo del mundo no equivale a poder clavar doscientos clavos en una hora y todos derechos..... No cabe duda que tener el mejor martillo (herramienta) ayuda a conseguirlo, pero necesitamos muchas cosasmás. En segundo lugar, porque, confiando las soluciones a herramientas informáticas sofisticadas, parece que dejamos fuera de juego a empresas más pequeñas, en las que es imposible justificar el costo de las inversiones que requieren.
Desde un enfoque meramente práctico, para conseguir una buena gestión de la información y el conocimiento, las empresas deben organizar y conseguir un buensistema de gestión documental. Intentar establecer estrategias o programas de
gestión del conocimiento sin tener esto resuelto, es como iniciar una reforma con la casa “sin barrer”; lo más probable es que el resultado más visible sea que “salga mucho polvo”.
La gestión documental debe adecuarse a las condiciones existentes en cada entorno empresarial, pero desde la experiencia de muchos años enimplantar sistemas de gestión documental, podemos afirmar que hasta la empresa más pequeña puede tener
un planteamiento serio en esta materia, sin que obligatoriamente requiera de grandes inversiones en medios informáticos.
En esta comunicación repasamos, desde un punto de vista práctico, los elementos básicos que deben contemplarse en el diseño de un sistema de gestión documental en laempresa.
2. Visión global que integre los documentos en papel, los documentos electrónicos y las bases de datos.
El término “gestión documental” o “gestión de documentos” puede tener distintos significados en el contexto empresarial. En la mayor parte de los casos, se entiende como la gestión de los “papeles” que, en casi todos los contextos, desbordan la capacidad de las personas para...
Carlota Bustelo Ruesta, Socia-Directora Inforárea
Comunicación presentada en : VII Jornadas Españolas de Documentación (Fesabid 2000). Bilbao, 19-21 de octubre de 2000.
1. La realidad empresarial, la gestión de la documentación, la información y el conocimiento
En los últimos años la realidad empresarial ha cambiado a unritmo vertiginoso. Aunque la velocidad de los cambios y los objetivos conseguidos no son iguales entre las grandes empresas y las PYMES, los distintos ámbitos geográficos de actuación y los sectores de actividad, e incluso entre empresas del mismo país, sector y tamaño, podemos reconocer unas tendencias imparables en la gestión empresarial. En la práctica empresarial las tecnologías de lainformación y las telecomunicaciones ocupan un lugar muy destacado en cualquier empresa, siendo elementos indispensables de gestión, que requieren un capítulo importante de las inversiones. En el plano teórico, la adaptación a las nuevas circunstancias pasa por la proposición de modelos que se basan en la gestión adecuada de los “activos intangibles” y el “capital intelectual “, lo que globalmente se conocecomo la gestión del conocimiento.
En general los empresarios y directivos están de acuerdo con el discurso teórico que concede una gran importancia a la gestión de la información y el conocimiento dentro de las empresas, pero muchas veces se sienten algo perdidos a la hora de poner en práctica acciones o adoptar soluciones relacionadas con el tema.
En algunos casos, se enfocan las posiblessoluciones desde una perspectiva solamente informática. La gestión de la información y el conocimiento se consigue con la compra de herramientas informáticas de “nueva generación”. Es muy normal que en empresas importantes la gestión de la información y el conocimiento se centre en los departamentos o encargados informáticos. Aunque en algunos casos, se hayan conseguido parte de los resultadosesperados, no parece la mejor forma de abordar el problema. En primer lugar, porque confundir la herramienta con la solución puede generar grandes frustraciones. Todos sabemos que comprarnos el mejor martillo del mundo no equivale a poder clavar doscientos clavos en una hora y todos derechos..... No cabe duda que tener el mejor martillo (herramienta) ayuda a conseguirlo, pero necesitamos muchas cosasmás. En segundo lugar, porque, confiando las soluciones a herramientas informáticas sofisticadas, parece que dejamos fuera de juego a empresas más pequeñas, en las que es imposible justificar el costo de las inversiones que requieren.
Desde un enfoque meramente práctico, para conseguir una buena gestión de la información y el conocimiento, las empresas deben organizar y conseguir un buensistema de gestión documental. Intentar establecer estrategias o programas de
gestión del conocimiento sin tener esto resuelto, es como iniciar una reforma con la casa “sin barrer”; lo más probable es que el resultado más visible sea que “salga mucho polvo”.
La gestión documental debe adecuarse a las condiciones existentes en cada entorno empresarial, pero desde la experiencia de muchos años enimplantar sistemas de gestión documental, podemos afirmar que hasta la empresa más pequeña puede tener
un planteamiento serio en esta materia, sin que obligatoriamente requiera de grandes inversiones en medios informáticos.
En esta comunicación repasamos, desde un punto de vista práctico, los elementos básicos que deben contemplarse en el diseño de un sistema de gestión documental en laempresa.
2. Visión global que integre los documentos en papel, los documentos electrónicos y las bases de datos.
El término “gestión documental” o “gestión de documentos” puede tener distintos significados en el contexto empresarial. En la mayor parte de los casos, se entiende como la gestión de los “papeles” que, en casi todos los contextos, desbordan la capacidad de las personas para...
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