Gestion de eventos
Páginas: 8 (1959 palabras)
Publicado: 21 de octubre de 2010
ASPECTOS GENERALES DE UN EVENTO:
1. DEFINIR EL TIPO DE EVENTO QUE SE VA A REALIZAR:
• Académico (Foro, congreso, asamblea, simposio, feria, seminario entre otros).
• Cultural.
• Deportivo.
• Social.
2. Evaluar si el evento requiere de una imagen distintiva. Creación de un logotipo, material impreso promocional.
3. Presupuesto del evento.
4. Definir la fecha y lugar delevento. Para este paso es necesario comunicarse con la Administración del lugar, para solicitar el espacio sede del evento y luego informar a la oficina de Servicios Generales los requerimientos necesarios para su instalación.
5. Medios de Comunicación. Es necesario informar a los departamentos encargados de los eventos a realizar.
6. Suministros para el evento. Es decir suministros de alimentosy bebidas, es de vital importancia avisar con tiempo sobre el menú que se piensa ofrecer.
7. Servicios de Transporte.
9. Servicios de alojamiento. Con el ánimo de conseguir mejores tarifas en el caso que sean necesario.
TIPOLOGÍAS:
De una CONFERENCIA:
Definición: 1. Reunión formal, oficial, al nivel más elevado de un cuerpo constitucional.
2. Exposición de un tema particular porparte de un experto ante un auditorio.
Objetivo: 1. Estudiar problemas de interés nacional o internacional, con el fin de solucionarlos, elaborar acuerdos, tratados y tomar
decisiones.
2. Compartir el conocimiento y la experiencia de un especialista con unos asistentes interesados.
Duración: 1. Sin límite, por lo general muy corta. 2. No debe sobrepasar una hora y media.
Participación:1. No tiene límite, pueden ser 2 ó 15.000 personas. Asisten las máximas jerarquías relacionadas con el tema en cuestión,
además personas que les interesa el tema.
Protocolo:1. Siempre tiene, depende de las personalidades asistentes.
2. Mesa principal al frente, donde se ubique el organizador y el conferencista.
De una ASAMBLEA GENERAL:
Definición: Reunión formal, estatutaria, ordinariao extraordinaria de los miembros pertenecientes a una misma Empresa o Asociación.
Objetivo: Estudiar problemas que afecten a la empresa o asociación, tomar decisiones y aprobar cambios.
Duración: Reuniones muy cortas, de menos de un día.
Participación: Sin límite, depende de la cantidad de miembros pertenecientes a la empresa o asociación.
Protocolo: La misma jerarquía existente en laempresa o asociación.
De un COMITÉ Y COMISIÓN:
Definición: 1. Reunión formal, de un órgano de control o consulta, en la mayoría de los casos prevista estatutariamente, para tratar un
tema determinado.
2. Sesión de trabajo de una reunión, encargada de tratar una parte del programa ordinario y de transmitir las conclusiones a la plenaria,
para su eventual aprobación.
Objetivo: 1 Permitir másagilidad en el desarrollo del programa y aportar recomendaciones y alternativas para tomar decisiones sobre
un tema particular.
Duración: 1. Sin límite, puede ser permanente.
2. Muy corta, generalmente esta relacionada con la duración de la actividad citada.
Participación: 1. Limitada, deben ser muy pocas personas.
2. Limitada a los especialistas en el tema.
Protocolo: 1 – 2. Un coordinadorque presida.
De un COLOQUIO:
Definición: Reunión semiformal multidisciplinaria, constituida por un grupo de especialistas invitados a título personal por una entidad para
tratar un tema específico.
Objetivo: Analizar un tema particular con la participación de expertos con el fin de profundizar su conocimiento, buscando una participación
activa de los expositores. No necesariamente debellegarse a un acuerdo.
Duración: Muy corta, máximo medio día.
Participación: Muy pocas personas, asisten únicamente los expertos en el tema.
Protocolo: Ninguno en particular, algunas veces requieren de un moderador.
De un PANEL:
Definición: Reunión no formal en la cual 2 o más conferencistas manifiestan sus puntos de vista sobre un tema determinado, con
discusión entre ellos. Permite...
1. DEFINIR EL TIPO DE EVENTO QUE SE VA A REALIZAR:
• Académico (Foro, congreso, asamblea, simposio, feria, seminario entre otros).
• Cultural.
• Deportivo.
• Social.
2. Evaluar si el evento requiere de una imagen distintiva. Creación de un logotipo, material impreso promocional.
3. Presupuesto del evento.
4. Definir la fecha y lugar delevento. Para este paso es necesario comunicarse con la Administración del lugar, para solicitar el espacio sede del evento y luego informar a la oficina de Servicios Generales los requerimientos necesarios para su instalación.
5. Medios de Comunicación. Es necesario informar a los departamentos encargados de los eventos a realizar.
6. Suministros para el evento. Es decir suministros de alimentosy bebidas, es de vital importancia avisar con tiempo sobre el menú que se piensa ofrecer.
7. Servicios de Transporte.
9. Servicios de alojamiento. Con el ánimo de conseguir mejores tarifas en el caso que sean necesario.
TIPOLOGÍAS:
De una CONFERENCIA:
Definición: 1. Reunión formal, oficial, al nivel más elevado de un cuerpo constitucional.
2. Exposición de un tema particular porparte de un experto ante un auditorio.
Objetivo: 1. Estudiar problemas de interés nacional o internacional, con el fin de solucionarlos, elaborar acuerdos, tratados y tomar
decisiones.
2. Compartir el conocimiento y la experiencia de un especialista con unos asistentes interesados.
Duración: 1. Sin límite, por lo general muy corta. 2. No debe sobrepasar una hora y media.
Participación:1. No tiene límite, pueden ser 2 ó 15.000 personas. Asisten las máximas jerarquías relacionadas con el tema en cuestión,
además personas que les interesa el tema.
Protocolo:1. Siempre tiene, depende de las personalidades asistentes.
2. Mesa principal al frente, donde se ubique el organizador y el conferencista.
De una ASAMBLEA GENERAL:
Definición: Reunión formal, estatutaria, ordinariao extraordinaria de los miembros pertenecientes a una misma Empresa o Asociación.
Objetivo: Estudiar problemas que afecten a la empresa o asociación, tomar decisiones y aprobar cambios.
Duración: Reuniones muy cortas, de menos de un día.
Participación: Sin límite, depende de la cantidad de miembros pertenecientes a la empresa o asociación.
Protocolo: La misma jerarquía existente en laempresa o asociación.
De un COMITÉ Y COMISIÓN:
Definición: 1. Reunión formal, de un órgano de control o consulta, en la mayoría de los casos prevista estatutariamente, para tratar un
tema determinado.
2. Sesión de trabajo de una reunión, encargada de tratar una parte del programa ordinario y de transmitir las conclusiones a la plenaria,
para su eventual aprobación.
Objetivo: 1 Permitir másagilidad en el desarrollo del programa y aportar recomendaciones y alternativas para tomar decisiones sobre
un tema particular.
Duración: 1. Sin límite, puede ser permanente.
2. Muy corta, generalmente esta relacionada con la duración de la actividad citada.
Participación: 1. Limitada, deben ser muy pocas personas.
2. Limitada a los especialistas en el tema.
Protocolo: 1 – 2. Un coordinadorque presida.
De un COLOQUIO:
Definición: Reunión semiformal multidisciplinaria, constituida por un grupo de especialistas invitados a título personal por una entidad para
tratar un tema específico.
Objetivo: Analizar un tema particular con la participación de expertos con el fin de profundizar su conocimiento, buscando una participación
activa de los expositores. No necesariamente debellegarse a un acuerdo.
Duración: Muy corta, máximo medio día.
Participación: Muy pocas personas, asisten únicamente los expertos en el tema.
Protocolo: Ninguno en particular, algunas veces requieren de un moderador.
De un PANEL:
Definición: Reunión no formal en la cual 2 o más conferencistas manifiestan sus puntos de vista sobre un tema determinado, con
discusión entre ellos. Permite...
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