Gestion de la documentacion

CUESTIONARIO 2
GESTION DE LA DOCUMENTACION
1. DE DONDE PROVIENE EL ORIGEN DE RECEPCION DE DOCUMENTOS
Su origen proviene de un conjunto
de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la administración de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica

2. CUALES SON LAS CARACTERISTICAS DE LA RECEPCION DE DOCUMENTOS
1. Registrogeneral de entrada
2. Registro general
3. De registro único
4. Registro general de salida
5. Registro auxiliar
6. Registro de archivo

3. A QUE SE LE LLAMA REGISTRO GENERAL
Es el registro de la correspondencia, consiste en anotar toda comunicación tanto de entrada como de salida que se establezca con el exterior, puede ser de 2 tipos:
a) Registro general de entrada
b) Registro general desalida

4. A QUE SE LE LLAMA REGISTRO GENERAL DE ENTRADA
Se hará el correspondiente asiento de todo el escrito que se reciba y se pueda utilizar
Existen 2 procedimientos:
1. De registro único
2. De registro múltiple

5. A QUE SE LE LLAMA REGISTRO GENERAL DE SALIDA
Se anotara la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidos a otros órganos o particulares, pueden utilizarseprocedimientos de registro único o múltiple

6. QUE ES REGISTRO AUXILIAR
Los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organización otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones

7. QUE ES REGISTRO DE ARCHIVO
Para inscribir todos aquellos documentos que han sido archivados
8. CUAL ES EL PROCESODE LA RECEPCION DE DOCUMENTOS
Tiene el propósito de administrar las comunicaciones contribuyendo con la normalización de los procesos de producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de documentos por parte de la gestión documental

9. CUALES SON LAS HERRAMIENTAS DE CONTROL
Cuyos objetivos específicos fueron el de implementar un sistema de informaciónautomatizada que les permita a los administradores generar los reportes requeridos por los usuarios, brindar un entorno ágil y sencillo para catalogar, almacenar y acceder a la correspondencia

10. QUE COORDINA UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA
Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez, finalizado sutramite cuando su consulta es constante

11. QUIENES SON LOS RESPONSABLES DE LA RECEPCION DE LOS DOCUMENTOS
Son las personas asignadas para lograr el objetivo deseado

12. EN EL PROCEDIMIENTO DE RECEPCION ¿ QUE ES CONTROL DE CORRESPONDENCIA?
Que nos entreguen los documentos y que nos especifiquen las cosas que sean urgentes con el sello respectivo ¨control y distribución de correspondencia¨este correctamente llenada

13. CUALES SON LOS PROCEDIMIENTOS DE RECEPCION
a) Mecánico.- se caracteriza por el uso de técnicas e instrucciones que son rutinariamente repetidas a través de la secuencia institucional
b) Electrónica.- establece la gestión archivista de los documentos electrónicos antes de su nacimiento teniendo en cuenta para ello el diseño, estructura, forma y soporte
c)Digital.- es la acción que se llevara acabo en esta etapa siendo la digitalización de los lotes de documentos recibidos

14. DEFINE DESPACHO DE DOCUMENTACION
Es la tercera etapa en el organismo de despacho de la empresa proveedora

15. QUE ES PRIORIDAD DE DESPACHO DE DOCUMENTACION
Es un sistema que permite la identificación de las mercaderías que se comercializan



16. QUE ESDETERMINACION DEL AREA RECEPTORA
Es el elemento básico en el comercio exterior en la identificación de cada mercadería a través de un sistema numérico armonizado de entendimiento internacional

17. QUE CARACTERIZA LA ASIGNACION DE CODIFICACIONES DE DESPACHO
Son términos y procesos comunes que caracterizan la búsqueda de homogenización de las tareas de comercio exterior

18. QUE ES PROCEDIMIENTO...