Gestion de la informacion

Setiembre - Noviembre 2006

Calidad en la Gestión y Sistemas de Información
1 - Lo permanente es el cambio Este nuevo siglo/milenio significará una nueva era donde el cambio será lo permanente; y esto afectará la forma de ver y de pensar de personas y organizaciones. Será una época a la que nos tendremos que adaptar, y hacer que nuestras organizaciones se ajusten constantemente a las nuevascondiciones. En estos tiempos, las organizaciones se encuentran con situaciones que afectan fuertemente su forma de funcionar. Más frecuentemente y más fuertemente que nunca antes, los cambios en el ambiente obligan a las organizaciones a replantearse la forma de hacer las cosas para poder mantenerse a la altura de los acontecimientos y poder realizar sus funciones, sus servicios o sus productos enforma eficiente y efectiva dentro de este medio cambiante y con exigencias de calidad cada vez más altas. Las organizaciones deben aplicar las más modernas técnicas de gestión administrativa y empresarial, y buscar activamente formas de bajar sus costos y al mismo tiempo aumentar la cantidad y calidad de los servicios que brindan y la precisión de los controles que gestionan. Estas organizacioneslo deben hacer con un enfoque de mejora en los procesos internos y en la interrelación con otros actores para seguir obteniendo su producto de la mejor y más adecuada calidad y al más bajo costo posible. En este ambiente cambiante, y buscando la mejora de la gestión, ceben adaptarse a los cambios mediante reestructura de sus objetivos, sus planes y/o prioridades. Estos cambios deben ser rápidospara responder en forma adecuada a situaciones potencialmente extremas, como es el ejemplo de la planteada con la coyuntura económica que se desató sobre la región hace pocos años. Estos cambios de objetivos y planes, definen respectivos cambios en los indicadores de gestión de la organización a todos sus niveles. Para poder manejar los nuevos objetivos y planes, los nuevos indicadores de gestión ylos nuevos procedimientos de control, se deben definir nuevos procedimientos en la organización que indican las nuevas reglas con las que el personal debe desarrollar sus tareas. Estos cambios son dirigidos por los planes de la alta dirección y por lo tanto pueden implicar aspectos más vastos que lo que el conocimiento de cada funcionario puede manejar o entender. Por lo tanto los cambios debenser apoyados por capacitación sobre la nueva forma de realizar las tareas y los procesos, y además informar sobre la relevancia de la tarea en la consecución de los objetivos planteados y en el desarrollo del proceso en el que el operario está inmerso. 2 - Limitaciones Epistémicas Bajo este nombre hacemos referencia a ciertos aspectos de las limitaciones humanas, importantes a considerar en lacalidad de la gestión de negocios. 2.1 Calidad para el Cambio Uno de los principales problemas de esta transferencia de conocimiento (de nuevas reglas de negocio, de nuevos procedimientos), es el problema de cómo transferir nuevas formas de pensar, nuevos procedimientos a realizar entre los individuos que levan o llevarán adelante esas tareas y funciones. Normalmente esto necesita de un área decapacitación con importantes recursos para poder transferir este nuevo conocimiento entre los integrantes de la organización. Es difícil lograr transferir procedimientos complejos para que sean internalizados rápidamente por las personas que los llevan adelante. Realizar cursos, talleres, contratar asesores para hacer un seguimiento o acompañar a los empleados es su proceso de cambio «mental» hacia lanueva organización de los procesos de negocio no es simple ni barato, y algunas veces es difícil de establecer a priori cuánto. Una solución a considerar es la aplicación de las tecnologías de la Información como infraestructura para el cambio y para el control de la calidad. 2.2 Horizonte de Gestión Un problema muy común en las empresas de dimensiones es lo que llamo el "Horizonte de Gestión"....