Gestion de Procura

GERENCIA DE PROCURA

Gerencia de Procura

La gerencia de procura comprende los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios de terceros. Incluye los siguientes procesos: • Planificación de la procura: definiendo qué se debe comprar y cuándo • Identificación de requerimientos: documentando los requerimientos de los productos e identificando los proveedores potenciales • Licitación:obteniendo cotización, propuestas u ofertas según corresponda • Selección de proveedores: seleccionando de entre los potenciales suplidores • Administración de contratos: manejando la relación con los vendedores • Cierre de contratos: completación y cierre administrativo de los contratos, incluyendo asuntos pendientes Estos procesos interactúan entre ellos y con los pertenecientes a otras áreas deconocimiento. Cada proceso puede involucrar el esfuerzo de uno o más individuos, basado en las necesidades del proyecto. Cada proceso generalmente ocurre al menos una vez en cada fase del proyecto. Aunque los procesos son presentados como elementos discretos con interfases bien definidas, en la práctica de solapan e interactúan de maneras no detalladas aquí. La gerencia de procura es discutida desde laperspectiva de un comprador en una relación comprador-vendedor. La relación comprador-vendedor puede existir a diferentes niveles dentro del proyecto. Dependiendo del área de aplicación, el vendedor puede ser llamado contratista, vendedor o suplidor. El vendedor frecuentemente manejará su trabajo como un proyecto. En estos casos: • El comprador se convierte en su cliente y es por lo tanto, piezaclave para el vendedor • El equipo de trabajo del vendedor debe involucrarse con todos los procesos del proyecto, y no sólo con los de esta área de conocimiento específica Los términos y condiciones del contrato se convierten en un insumo clave para la mayoría de los procesos del vendedor. El contrato puede contener datos (por ejemplo productos, objetivos principales y costos) o puede estarlimitado a las opciones del equipo del proyecto (aprobación del comprador).

Gerencia de Proyectos

Ramón Medina

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Esta sección asume que el vendedor es externo a la organización que ejecuta el proyecto. Sin embargo, la mayor parte de lo aquí discutido, es aplicable para acuerdos formales con cualquier otra unidad de la organización ejecutante.

CONTENIDO
• • • • • •Planificación de la Procura Especificación de Requerimientos Licitación Selección de Proveedores Administración de Contratos Cierre de Contratos

PLANIFICACIÓN DE LA PROCURA
La planificación de la procura es el proceso de identificar qué necesidades del proyecto puede ser cubiertas de manera más efectiva a través de la adquisición de productos o servicios de terceros. Involucra considerar si sedebe o no adquirir, a quién comprarlo, qué comprar y en cuánta cantidad, y finalmente, cuándo hacerlo. Cuando el proyecto obtiene productos y servicios de terceros, los procesos de desde licitación hasta cierre de contratos debe ser ejecutados por cada producto o servicio adquirido. El equipo gerencial debe buscar soporte por parte de especialistas, cuando así lo requieran. Cuando el proyecto noobtiene productos o servicios de terceros, los procesos desde licitación hasta cierre de contratos podrían no ser ejecutados. Esto ocurre con frecuencia en proyectos de investigación y desarrollo, cuando la organización ejecutante no desea compartir la tecnología utilizada, o en muchos proyectos pequeños donde los costos de obtener recursos externos pueden exceder las ganancias potenciales. El plande procura debe considerar la posibilidad de subcontrataciones, particularmente si el comprador desea ejercer un cierto grado de influencia o control sobre las decisiones de subcontratación.
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ENTRADAS
Las entradas del proceso incluyen: • • • • • • • Informe de alcance Descripción del producto Recursos de procura Condiciones...