Gestion de recursos físicos y financieros

GESTION DE RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS

LEIDY JHOANA RESTREPO

DIDIER HERNANDO RICO BEDOYA

DANIEL ALEJANDRO DUQUE OLAYA

DIEGO ALEXANDER LOPEZ

LUIS ALFREDO PRIOLO

ADMINISTRACION PÚBLICA TERRITORIAL

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
ESAP
Medellín 20 de marzo de 2011

2.5.12 EJERCICIO TALLER

La siguiente es la descripción de un profesional encargado del manejode los recursos físicos en una entidad pública le hace a usted sobre cómo se desarrolla un proceso en particular

1. Con esta información usted debe identificar un proceso en particular.

2. Representar en un diagrama el flujo de secuencias del proceso. Represente únicamente las actividades fundamentales y emplee los símbolos de uso más común. El diagrama debe acompañarse de los demáselementos que permitan identificar de forma clara los elementos.

3. Analice la coherencia del proceso y establezca posibles mejoras al mismo

SOLUCION

Ciñéndonos a los parámetros contemplados en el punto 2.5.3 Compra de elementos, con base a una contratación para ejecutarlo, se definen los pasos previos así.

1. PASOS PREVIOS A TODA CONTRATACIÓN, PROCESO DE ADQUISISION DE BIENES YSERVICIOS

1. El departamento de servicios generales (ordenador del gasto) solicita compra de implementos de aseo

2. La secretaría de servicios administrativos, dirige los procesos contractuales y celebra los contratos que de éstos resulten para la adquisición del bien.

3. INICIA PROCESO DE CONTRATACION

1.3.1 PREPARATORIA

• Elaboración de los análisis de conveniencia y/oinconveniencia, estudios de prefactibilidades o factibilidades y obtención de autorizaciones requeridas para la contratación.

• Elaboración y publicación del proyecto de pliegos de condiciones o términos de referencia en la página web de la Entidad o colocación de un aviso en diarios de amplía circulación.

• Recepción de observaciones y sugerencias al proyecto de pliego decondiciones o términos de referencia.

• Ajuste y elaboración de los pliegos de condiciones o términos de referencia.

• Obtención de Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP).

1.3.2 ETAPA PRECONTRACTUAL O SELECCIÓN DEL PROPONENTE:

Una vez se define y sustenta técnica y jurídicamente la conveniencia de iniciar el proceso de contratación, cumpliendo todos los pasos relacionados,incluyendo, la autorización de iniciar la selección del contratista por parte del respectivo comité asesor en contratación.

1.3.3 ETAPA CONTRACTUAL:

Una vez se concluye la Etapa Precontractual a través de la cual se definió la persona que la Entidad considera portadora de la propuesta más conveniente, favorable y ventajosa, se debe pasar a consolidar el proceso contractual por medio de lacelebración del contrato y así poder iniciar la ejecución de las obligaciones o del objeto contraída por las partes, en el proceso de compra, el cual puede haberse realizado por subasta inversa, licitación publica o contratación de la menor cuantía.

1.3.3.1 CELEBRACION DE CONTRATO: La contratación estatal requiere del cumplimiento de varios pasos para, de esa manera, perfeccionar el contrato ypoder pasar a su ejecución.

Presupuestalmente es el momento indicado para liberar los recursos reservados y, así, soportar el valor del contrato a celebrar.

Se procede entonces a crear la minuta

• Contrato Sin Formalidades F-GC-25

• Contrato Prestación de Servicios Personales F-GC-27

El cual, por supuesto, debe ser conocido y suscrito por el contratista.

Una vezsuscrito el contrato se debe proceder a la aprobación de la garantía única exigida al contratista y definida según el análisis de riegos realizado en la etapa preparatoria.

1.3.3.2 EJECUCION DEL CONTRATO:

Una vez surtidos todos los pasos descritos y finalizados con la suscripción del contrato, se inicia la ejecución del mismo.

• Se continua con la aprobación de las pólizas,...