GESTION DEL TIEMPO

LA GESTION DEL TIEMPO.

Introducción.
Los quehaceres diarios de una persona que trabaja se realizan en el tiempo y por lo tanto constan de una duración. El buen empleo del tiempo se fundamenta en la planificación y priorización cuidada.

Todas las habilidades propias del directivo que hemos tenido ocasión de discutir a lo largo de este módulo, se han fundamentado en la consecución de ciertosobjetivos.

Cuando un objetivo es definido con claridad tenemos más de la mitad del camino andado porque la planificación para conseguirlos nos parece más clara. Tan sólo se trata de seguir con precisión y cuidado los pasos de un determinado programa dejando, al mismo tiempo, lapsos de tiempo para los posibles imprevistos. Al final la eficacia de un directivo se mide tanto por la cantidad y lacalidad de los objetivos conseguidos y naturalmente esto tiene que ver con el buen empleo del tiempo.

Así las condiciones para el dominio del tiempo se fundamentan en:
Conocer la duración de nuestras tareas.
Conocer nuestros hábitos.
Conocer cómo actúan las barreras al tiempo productivo.
Conocer el arte de la planificación.
Aprender a priorizar actividades y designar tiempos de ejecución.
Aprender adelegar.
Aprender a dominar el tiempo de los demás

Conocer Nuestros Hábitos.

Los hábitos y costumbres de quien trabaja son uno de nuestros principales enemigos a la hora de sacar tiempo al tiempo. Las costumbres nos incitan a no ver otras maneras más productivas de hacer las cosas. Ser capaces de parcelar la realidad de nuestras actividades y quehaceres diarios asignando tiempos de dedicaciónadecuados a los mismos, es primordial.

Se puede proceder como sigue a la hora de realizar un análisis de cómo empleamos
nuestro tiempo:

1. Parcelar el trabajo con cargo a actividades genéricas (por ejemplo conversaciones por teléfono, reuniones, visitas, planificación etc.).

2. Registrar durante unos 15 días los tiempos productivos e improductivos dedicados a estas actividades.

3. Cuantificar lostiempos improductivos por actividad.

4. Tratar de asignar tiempos ideales para cada actividad siempre que esto sea posible y dependa de cada uno. Se debería tratar de dejar al menos media hora libre al día para pensar de forma creativa y romper el ritmo rutinario que aniquila las ideas.

5. Fijar la atención en los tiempos improductivos para ser conscientes de su importancia.

6. Hacer unlistado de las causas frecuentes que facilitan el tiempo improductivo.
En la figura que sigue se muestran las posibilidades de mejora para alcanzar una mayor cantidad de tiempo disponible.

Control de Interrupciones. ..

TELEFONO
Llamadas indispensables
Filtros por otras personas
Marcar y comunicar prioridades

VISITAS
Fijar horario
Motivos conocidos por personal administrativo
Acuerdo previo deltiempo

DESPACHOS
Sólo lo importante
Control del personal administrativo
Dejar recados, E-mail
Un buen sistema para priorizar tareas consiste en poner en práctica el método de los compartimentos estancos que se muestra en la siguiente tabla:

SISTEMA DE PRIORIZACIÓN


URGENTE
NO URGENTE
IMPORTANTE
- Crisis
- Problemas apremiantes
-Proyectos que vencen

50% HACER
Prevención
- Relaciones
- Nuevas oportunidades
- Planificación
30% HACER
NO IMPORTANTE
-Interrupciones, llamadas
- Correos
- Informe
- Reuniones
- Cuestiones acuciantes
20% DELEGAR
- Trivialidades
- Algunas cartas
- Pérdidas de tiempo
- Llamadas de teléfono

0% ELIMINAR O DELEGAR

El gran secreto de esta técnica consiste en dedicarse solamente a los dos cuadrantessuperiores eliminando o delegando el resto, por una parte, e ir cargando lo máximo posible el cuadrante superior derecho para que pasen el mínimo número posible de actividades al superior izquierdo.

Mejora de Métodos.
El siguiente gráfico nos ilustra sobre las diferentes variables que afectan al empleo del tiempo en el trabajo:
En el gráfico se pone de manifiesto que las zonas sombreadas...