Gestion docuemental

ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

INTRODUCCION
La organización de archivos es una labor fundamental para mantener unos criterios de calidad y eficacia en el acceso a la documentación generada.
Paraconseguir la eficiencia en cualquier archivo es necesario aplicar una normalización adecuada al tipo de documentos almacenados.
Muy a menudo y en todas partes, los archivos presentan inconvenientesque se relacionan con el poco personal existente, la escasa capacitación del mismo, locales inadecuados, deficiencia logística, abultada documentación y un flujo insuficiente de documentos.

ENSAYOOrganización Documental, Cómo organizamos nuestros archivos?
Si nos hacemos cargo de un archivo que se encuentra desorganizado, optaremos por seguir los siguientes pasos:
- Empezaremos por revisar elorganigrama de la institución, lo cual nos permitirá conocer sus divisiones o secciones internas particulares: alta dirección, órganos de línea, órganos de asesoramiento, órganos de apoyo, etc.; asícomo gerencias, sub-gerencias, jefaturas, etc.
- Debemos informarnos acerca de la historia de la Municipalidad (fecha de creación, antigüedad de las dependencias, variaciones en las funcionesinstitucionales, etc.)
- Revisaremos los documentos de gestión institucional (ROF, MOF, TUPA, directivas internas, etc.)
- Respetando el origen y la forma cómo han sido dispuestos originalmente losdocumentos.
Es importante elaborar un diagnóstico situacional que nos permita conocer la realidad de nuestro archivo, previa evaluación de las condiciones de infraestructura, volumen y características de ladocumentación y personal, etc.
Finalmente, por Ley, es función archivística la gestión de documentos desde su elaboración hasta su eliminación o conservación permanente, de acuerdo a su ciclo vital.Para ello existe un conjunto de procesos técnicos archivísticos normados y reglamentados que detallaremos a continuación:
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Resulta necesario que en cada institución se...