Gestion Documental 2014


SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Centro de Comercio y Servicios


Organización de Archivos de Gestión – Alcaldía de Lerida

Actividad de Aprendizaje
1. Consulte en que consiste cada procesodel Programa de Gestión Documental
Producción
Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación ydiseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

Recepción
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución deberealizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y seancompetencia de la entidad para efectos de su radicación y registró con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

Distribución
Definición: Actividades tendientes a garantizar quelos documentos lleguen a su destinatario.
Actividades La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de losdocumentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos.
Distribución de documentos externos
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo ala competencia.
Clasificación de las comunicaciones.
Organización de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignación de documentos maldireccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.
Distribución de documentos internos
Identificación de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro decontrol de entrega de documentos internos.

Trámite
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. Confrontación y diligenciamiento de planilla de...