Gestion Documental DIAN
Páginas: 8 (1933 palabras)
Publicado: 12 de mayo de 2014
GESTION DOCUMENTAL
GESTION DOCUMENTAL DE LOS DOCUMENTOS FÍSICOS
PRESENTACIÓN
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales presenta el procedimiento para la GESTION DOCUMENTAL DE LOS DOCUMENTOS FISICOS, como un servicio más concebido dentro de la política de fortalecimiento de la política de servicio, encaminado a facilitar la gestión documental en sus etapas de: recepción,radicación, alistamiento y clasificación, digitalización, embalaje y almacenamiento, junto con la consulta virtual de aquellos documentos físicos que ingresan o se generan en las dependencias de la entidad, a través de los servicios informáticos electrónicos.
La implantación del procedimiento inicialmente está a disposición para la gestión documental de los documentos físicos provenientes de lasEntidades Autorizadas para Recaudar y otros obligados a enviar declaraciones o recibos de pago y para los documentos físicos generados en trámites efectuados por los clientes en los puntos de contacto de la entidad, en cumplimiento de las normas que así lo establezcan.
Los beneficios más importantes que este procedimiento presenta para la DIAN son:
Organiza y encadena en forma secuencial elprocedimiento que deben surtir los documentos físicos desde su recepción y procesamiento hasta su disposición final, incluyendo la digitalización y los servicios de consulta inherentes a la gestión documental.
Facilita la administración y consulta en forma virtual de los documentos físicos recibidos o generados por la entidad a través de los servicios informáticos electrónicos.
Garantiza laseguridad, eficiencia y celeridad en la gestión documental.
Unifica directrices generales para la recepción de los documentos físicos en la organización, con el propósito de lograr mayor eficiencia en la prestación de los servicios relacionados con la gestión de los documentos.
Sirve de soporte efectivo a los funcionarios de la DIAN en el desarrollo de sus actividades y funciones, facilitando las laboresde las áreas misionales, de apoyo y control de la entidad.
QUÉ PROCEDIMIENTOS INCLUYE
La gestión documental de los documentos físicos incluye en esta primera fase las siguientes actividades:
Recepción y radicación de los documentos físicos provenientes de las Entidades Autorizadas para Recaudar y otros obligados a enviar declaraciones o recibos de pago y para los documentos físicos generadosen los trámites efectuados por los clientes en los lugares de atención de la entidad.
Alistamiento y clasificación de acuerdo con las tipologías definidas institucionalmente en las Tablas de Retención Documental
Digitalización de documentos físicos convirtiéndolos en imágenes virtuales para consulta.
Embalaje de los documentos (creación de carpetas y medios de conservación en el servicioinformático y organización de los documentos físicos).
Traslados de documentos para los archivos, en la aplicación para los de los términos de conservación establecido en las Tablas de Retención Documental de la Entidad.
DESTINATARIOS DEL PROCEDIMIENTO
El procedimiento para la gestión documental está destinado para ser utilizado como una herramienta soportada en tecnología para apoyar a losfuncionarios que en una u otra forma participan en las diferentes actividades en cada una de las dependencias de Documentación y/o Archivo y para las personas naturales y/o jurídicas que entregan o presentan documentos físicos a la Entidad en cumplimiento de las normas que así lo establezcan.
CÓMO SE UTILIZA
Para utilizar el servicio, ingrese al portal de la DIAN y seleccione la opciónServicios Informáticos Electrónicos. Luego ingrese por la opción Gestión Documental:
Allí encuentra las siguientes opciones:
Gestión de archivos
Gestión de correspondencia
Administración y parametrización.
Por Gestión de archivos se ofrecen las facilidades para crear carpetas y/o catálogos, registrar los traslados de documentos, administrar las Tablas de Retención Documental y asociar las...
GESTION DOCUMENTAL DE LOS DOCUMENTOS FÍSICOS
PRESENTACIÓN
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales presenta el procedimiento para la GESTION DOCUMENTAL DE LOS DOCUMENTOS FISICOS, como un servicio más concebido dentro de la política de fortalecimiento de la política de servicio, encaminado a facilitar la gestión documental en sus etapas de: recepción,radicación, alistamiento y clasificación, digitalización, embalaje y almacenamiento, junto con la consulta virtual de aquellos documentos físicos que ingresan o se generan en las dependencias de la entidad, a través de los servicios informáticos electrónicos.
La implantación del procedimiento inicialmente está a disposición para la gestión documental de los documentos físicos provenientes de lasEntidades Autorizadas para Recaudar y otros obligados a enviar declaraciones o recibos de pago y para los documentos físicos generados en trámites efectuados por los clientes en los puntos de contacto de la entidad, en cumplimiento de las normas que así lo establezcan.
Los beneficios más importantes que este procedimiento presenta para la DIAN son:
Organiza y encadena en forma secuencial elprocedimiento que deben surtir los documentos físicos desde su recepción y procesamiento hasta su disposición final, incluyendo la digitalización y los servicios de consulta inherentes a la gestión documental.
Facilita la administración y consulta en forma virtual de los documentos físicos recibidos o generados por la entidad a través de los servicios informáticos electrónicos.
Garantiza laseguridad, eficiencia y celeridad en la gestión documental.
Unifica directrices generales para la recepción de los documentos físicos en la organización, con el propósito de lograr mayor eficiencia en la prestación de los servicios relacionados con la gestión de los documentos.
Sirve de soporte efectivo a los funcionarios de la DIAN en el desarrollo de sus actividades y funciones, facilitando las laboresde las áreas misionales, de apoyo y control de la entidad.
QUÉ PROCEDIMIENTOS INCLUYE
La gestión documental de los documentos físicos incluye en esta primera fase las siguientes actividades:
Recepción y radicación de los documentos físicos provenientes de las Entidades Autorizadas para Recaudar y otros obligados a enviar declaraciones o recibos de pago y para los documentos físicos generadosen los trámites efectuados por los clientes en los lugares de atención de la entidad.
Alistamiento y clasificación de acuerdo con las tipologías definidas institucionalmente en las Tablas de Retención Documental
Digitalización de documentos físicos convirtiéndolos en imágenes virtuales para consulta.
Embalaje de los documentos (creación de carpetas y medios de conservación en el servicioinformático y organización de los documentos físicos).
Traslados de documentos para los archivos, en la aplicación para los de los términos de conservación establecido en las Tablas de Retención Documental de la Entidad.
DESTINATARIOS DEL PROCEDIMIENTO
El procedimiento para la gestión documental está destinado para ser utilizado como una herramienta soportada en tecnología para apoyar a losfuncionarios que en una u otra forma participan en las diferentes actividades en cada una de las dependencias de Documentación y/o Archivo y para las personas naturales y/o jurídicas que entregan o presentan documentos físicos a la Entidad en cumplimiento de las normas que así lo establezcan.
CÓMO SE UTILIZA
Para utilizar el servicio, ingrese al portal de la DIAN y seleccione la opciónServicios Informáticos Electrónicos. Luego ingrese por la opción Gestión Documental:
Allí encuentra las siguientes opciones:
Gestión de archivos
Gestión de correspondencia
Administración y parametrización.
Por Gestión de archivos se ofrecen las facilidades para crear carpetas y/o catálogos, registrar los traslados de documentos, administrar las Tablas de Retención Documental y asociar las...
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