GESTION DOCUMENTAL ISO 30300

LA IMPLEMENTACION Y CERTIFICACION DE LA ISO 30300 PARA GESTION
DOCUMENTAL
Análisis y prospectiva
Autor:
D. Miguel Ángel Soto Vidal
Académico FVRUC- Pontificia Universidad Católica de Chile
Ambassador Program Science Connect para Chile de la Universidad de Naciones
Unidas
Miembro Activo Academic Impact O.N.U.
Editora: Valeska González Rodríguez
Derechos Reservados - © MMXII

LAIMPLEMENTACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE LA ISO 30300 PARA
GESTION DOCUMENTAL - Análisis y prospectiva.
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“Si la ISO 30300 se centra en los conceptos fundamentales y en la terminología esencial,
la ISO 30301 pasa a desarrollar el Ciclo Deming aplicado a la gestión de documentos y que
nos indica las etapas a seguir en un proceso de mejora continua. Siguiendo el Ciclo, la
ISO30301 desarrolla y define los siguientes aspectos:
-Necesidad de tener en cuenta los factores externos e internos (comprensión de la
organización y de su contexto y de las exigencias operacionales, legislativas o normativas
que debe cumplir respecto a la gestión de documentos)
-Determinación del dominio de aplicación del sistema de gestión documental
(personalmente este punto me parece muyimportante para acometer con éxito un
proyecto de gestión documental)
-Liderazgo (implicación de la dirección, definición y documentación de las políticas
sobre gestión de documentos, definición y asignación de competencias y
responsabilidades).
-Planificación (definición de los objetivos y requerimientos y plan de desarrollo e
implantación)
-Recursos necesarios (gestión de los recursos paraponer en marcha y mantener el
sistema de gestión documental: infraestructura técnica, formación del personal,
elaboración de la documentación necesaria, plan de comunicación...)
-Procesos ligados a la gestión documental y operacionales (La ISO 30301 incluye un anexo
con procesos y sus controles respectivos).
-Evaluación (la ISO incluye un anexo con parámetros para una auto-evaluación)
-Mejora(Acciones correctivas, acciones preventivas, mejora continua).”

D. Miguel Ángel Soto Vidal Ambassador Sci-Co para Chile de la Universidad Naciones Unidas UNU/ViE (Vicerrectoría
Internacional Europea con sede en Alemania). Director de Extensión IPLA y Académico de la FVRUC de la Pontificia
Universidad Católica de Chile.
Director y Auditor Líder de Qualitycert (Consultores en Desarrollo deCertificaciones Empresariales, Desarrollo e
Implementación de Sistemas de Gestión de Calidad SGC, Seguridad y Salud Ocupacional SGSSO, Medioambiente
SGA e Integral SGI. Aplicación de Normativas ISO 9000 - ISO 14000 - OHSAS 18000 – SA 8000– N.Ch. 2728 –
N.Ch. 2909 – ISO 30300)
Dirección: Román Albt 130 Condominio Trasandino, Los Andes, V, Chile.
e-mail: qualitycert1@gmail.com fonos:(09)-92918118 - (56-34) 405929
Editora Asistente: Valeska González Rodríguez – Encargada Archivo ENAMI – asociada de ASOCARCHILE.

 Resumen/Abstract: Análisis del alcance de la certificación en la

práctica archivística. Descripción del proceso certificador, de la
normativa específica utilizada para ello y de los organismos
certificadores, con el fin de mostrar su funcionamiento y difundir
fuentes yagentes que intervienen en la certificación de Archivos.
Contextualización de la certificación en el modelo de gestión de
documentos —serie ISO 30300—, sistema de gestión para los
documentos, con el objetivo de difundir sus principios y estructura
donde se regula su certificación. Valoración del impacto de la
certificación sobre el mantenimiento de sistemas de gestión
documental eficientesen las organizaciones.

 El método analítico-descriptivo es utilizado en el estudio, cuyos

resultados son: descripción del(los) objeto(s) y proceso de
certificación en el Archivo.
 Presentación del proyecto de certificación regulado en la serie de
normas ISO 30300 sobre sistemas de gestión documental: objeto,
proceso y agentes implicados. Reflexión sobre el impacto del proceso...