Gestion documental

DEFINICION DE TERMINOS ARCHIVISTICOS

• Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuese su fecha, su forma y soporte material acumulados en un proceso natural por una persona o entidad publica oprivada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuente de lahistoria.

• Archivo de Gestión: Archivo de oficina productora que reúne su documentación en tramite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

• Archivo Histórico: Archivo alcual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquierepara la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, deposito voluntario, adquisición o expropiación.

• ArchivoIntermedio: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su tramite y cuando suconsulta es constante.

• Clasificación: Fase del Proceso de organización documental en el cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico – funcionalde la entidad promotora ( fondo, sección, serie y/o asunto).

• Conservación: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de losdocumentos de archivo.

• Cronológico: Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada,teniendo en cuenta en primer lugar el año segundo el mes y al final el día.

• Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una...