Gestion documental

GESTIÓN DOCUMENTAL
el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización yeconomía.

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida quecrecía el tamaño de los fondos documentales

ELEMENTOS
Bases de Datos
La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones comprende un fenómeno que tiene sus implicaciones en la gestión documental: la proliferación de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos están sustituyendo a los documentos como soporte de información valiosa para la organización.Esta tendencia se agudiza todavía más en un entorno de e-business en el que las relaciones con los clientes se realizan a través de Internet.
Desde un punto de vista de gestión documental, uno de los principales problemas es cómo identificar los documentos dentro del entorno de la BD, saber qué parte del contenido constituye los documentos que se han de gestionar. Al respecto existen diversasopiniones. Por una parte, hay quien piensa que una BD simplemente contiene información para realizar cálculos u operaciones. En el otro extremo, está la opinión de que una BD es el resultado de las actividades de la empresa y es por ello por lo que se las puede considerar documentos de gestión.

HARDWARE

Escáneres y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales, una vez preparados,son transformados en documentos digitales, los cuales serán guardados o almacenados.
Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Los usuarios finales se conectaran a un servidor para poder acceder a dicha información, para su modificación o revisión.
SOFTWARE
Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestión de la documentación que se maneja en la empresa.Existen soluciones informáticas para: la gestión documental, administración de archivos digitales y para administración de bibliotecas de diversa índole.
REDES
Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se encuentra en los servidores. Las redes pueden ser locales, aunque también se puede acceder a la información por Internet.

USUARIOS
A través de una cuenta deUsuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados dentro del Sistema de Gestión Documental permitiendo así, realizar la consulta electrónica de los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada uno de los usuarios registrados en el Sistema.
ADMINISTRADORES
Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican e indexan en la base dedatos del servidor, identificando la ubicación física del documento original y asignando, a cada documento lógico, las claves de acceso. Los documentos digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero.

MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL

La oficina que se encarga de recoger, recibir, radicar, registrar,
Distribuir, conservar y recuperar todos los documentos que se
Generanen la Universidad o que llegan a ella y ponerla en manos de los
Interesados.
La gestión documental ha sido asumida por grupos de unidades
Las funciones documentales son asumidas por los gestores de acuerdo
Con sus habilidades, según lo establecido en el Manual de Funciones

RECOLECCIÓN

Consiste en recolectar todos los documentos

RECEPCIÓN

Consiste en recibir y revisar las...