Gestion documental

LUIS FERNANDO DOMINGUEZ
CANO

MAYO 9 DEL 2011

ACTIVIDAD 1

TEMA

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

- La organización depende en gran medida del buen funcionamiento de lainformación.

- Toda organización debe ser capaz de gestionar información soportada en cualquier tipo de documento.

- La información debe resultar, además, accesible y fácilmente localizable.

-El conocimiento se relaciona con la tecnología documental desde que ese conocimiento se encuentra plasmado en documentos.

OBJETIVOS

- Organización del archivo de documentos electrónicos eimpresos.

- Acceso rápido, fácil y seguro a los documentos y registros en papel.

- Automatización de las actividades requeridas para el proceso de control de documentos.

- Agilidad en elproceso de emisión y revisión de documentos.

- Eliminación de copias obsoletas en poder de los usuarios.

- Control sobre los préstamos y las devoluciones de los prototipos del archivo.IMPORTANCIA

Durante mucho tiempo las empresas consideraron los archivos como el deposito de papelería donde se almacenaba toda la documentación que no se utilizaba ni necesitaba, sin ninguna clase denormas o métodos archivísticos, dando origen a un caos documental, ya que el momento de la búsqueda de información se perdía tiempo, y muchas veces no se lograba el objetivo de encontrar lo que sebuscaba, dando paso a la corrupción y actos inadecuados por parte de la administración. Ej.: Inadecuados condiciones de espacio, conservación y seguridad de los documentos, eliminación exagerada y sincontrol etc.

Por estas razones debemos definir la administración documental como el conjunto de actividades que permiten la planeación dirección y control de la producción de los documentos, suadecuada utilización, organización y conservación, en otras palabras se encarga de velar por el adecuado tratamiento de los documentos en todo su ciclo vital: es decir desde el momento mismo de su...