Gestion documental

Octubre 9 - 2008

GENERALIDADES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Octubre 9 - 2008

TE P UN L EN A IA PEC E DIA E S ST E

El 8 de noviembre de 2004, se consagró oficialmente el Día Nacional de los Archivos en Colombia mediante el Decreto 3666 de 2004, este día se instituyó porque hace casi 500 años, el 9 de octubre de 1549 el Rey de España mando crear Archivos en la audiencia yciudades de la actual República de Colombia. Este día es un acto de agradecimiento a quienes se dedican a la labor de recopilar y conservar documentos de la historia de la Nación y, como lo dice el Decreto, “consagrarlo constituye un acto de Autoreconocimiento y respeto por los Archivos y el trabajo Archivistico.

Felicitaciones

GESTION DOCUMENTAL

Es el proceso archivístico sistemáticoencaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de los documentos producidos y recibidos por una entidad desde su origen hasta el destino final con objeto de facilitar la producción, tramite, utilización y conservación de los documentos.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

HERRAMIENTA FUNDAMENTAL DE LA GESTION DOCUMENTAL : Lista codificada de las series, sus correspondientessubseries y tipos documentales producto del desarrollo de las funciones de cada oficina o unidad administrativa. A cada serie o subserie se le asignan tiempos de retención en las diferentes fases del ciclo vital de los documentos y se explica el procedimiento a seguir para la selección y reprografía de las mismas.

TRD

SERIES Y SUBSERIES ACTAS Actas Comité Conciliación y Asistencia Judicial ActasComité Jurídico BOLETINES Boletin Juridico CONCEPTOS Conceptos jurídicos CONTROL DE REGISTROS Control de Consecutivos Control de Radicación y Registro de Correspondencia DEMANDAS Demandas Ordinarias y Especiales INFORMES Informe de Gestión de la Oficina asesora

AG

AC

5

20

X

PROCEDIMIENTO Por su valor histórico

4

X

Por valor histórico

5

10

X

Perdida de valorlegal

2

10

X

Perdida de valor legal y administrativo

6

20

X

Por acciones administrativas y en general Queda en el Informe Consolidado de la Contraloria

2

X

0500.14 0500.14.01 0500.14.02

MEMORANDOS Memorando Interno (Convocatorias, Llamados de Atención, comisiones de trabajo, etc. ) Memorando de Requerimiento.
CONV E NCIONES AG: ARCHIV O DE GESTIÓN AC: ARCHIV OCENTRA L CT: CONSE RV ACIÓN TOTAL E : M: S: ELIMI NA CIÓN M ICROFILMACIÓN SE CCIÓN LE

4

X

Por nivel de importancia como medio de prueba

Firm a

Fecha

Qué es el Programa de Gestión Documental - P.G.D.? • El PGD se deriva del análisis y procesamiento de la información contenida en cada uno de los documentos y se enmarca en el conjunto de actividades administrativas y técnicasdireccionadas al adecuado manejo de la información producida o recibida por una entidad en ejercicio de sus funciones.

Objetivos de Programa de Gestión documental- P.G.D Disponer de recursos de información para la toma de decisiones al interior de la entidad Normalizar y racionalizar la producción documental. Optimizar los recursos disponibles. Agilizar los procesos. Controlar y administrar elsistema de archivo de una manera eficiente y eficaz.

Produccion y/o Recepción
Producción: Es el conjunto de actividades y disposiciones generales que permiten generar documentos en óptimas condiciones y en cumplimiento de las funciones de cada dependencia: Determinación de uso y finalidad. Creación y diseño. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinación y selección desoportes documentales. Medios y técnicas de producción y de impresión. Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Establecer criterios para la asignación de consecutivos y la producción de copias.

Recepción de Documentos
Es el conjunto de actividades que buscan verificar y controlar la recepción de documentos, formalizando los procedimientos a través de manuales e...