Gestion documental

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL


OSCAR GONZALO RODRIGUEZ CARRANZA




INSTRUCTOR
ANDRES MENDEZ AMAYA





SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA








Código #
246197



LOS ARCHIVOS Y LA IMPORTANCIA DE SUS ORGANIZACIÓN


ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE


La implementación de la organización documental como un proceso archivístico quehace parte de la gestión documental de una entidad, puede ofrecer tantas variantes como diferente sea el estado de sus fondos, desde una total desorganización hasta una situación en marcha y adecuada, pasando por un estado aparente de clasificación y ordenación pero resultado de unas prácticas archivísticas ni convenientes ni aceptables.


Analiza las agrupaciones documentales del fondo afondos documentales de la entidad donde laboras, investiga cómo fueron conformadas, indaga sobre la metodología que emplearon para clasificar la documentación.

DESARROLLO

Bueno como ya lo he expresado soy u

Bueno como ya lo he expresado desde el foro soy una funcionaria que pertenece a la Policía Nacional, y a decir verdad todo es tan diferente en estos momentos ya que desde mi ingresoa la institución hace más de veinte años, he observado que la documentación solo se manejaba de la siguiente manera:

Anteriormente los documentos se enumeraban de atrás para adelante y se guardaban en una carpeta llamada AZ de color azul solo con el nombre de OFICIOS SALIDOS y OFICIOS LLEGADOS, también existían diferentes carpetas con documentos como permisos, préstamos, excusas varias, ycualquier otro documento que se pudiera general al interior de la empresa u oficina como tal, enumerando la carpeta y guardando los soportes o los números en unos libros destinados para tal fin, como lo podemos observar en la parte de abajo. (Similitud).






Los siguientes son algunos criterios generales que debemos de tener en cuenta al momento de archivar correctamente undocumento.
Un sistema de gestión documental, por lo general se refiere a las siguientes áreas: Tiempo de lmacenamiento, Recuperación, Clasificación, Seguridad, Custodia, Distribución, Creación, Autenticación.
Almacenamiento | ¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto podemos pagar para almacenarlos? |
Recuperación | ¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios? ¿Cuánto tiempo sepuede pasar buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas están disponibles para la recuperación? |
Clasificación | ¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que los documentos estén archivados siguiendo el sistema más apropiado? |
Seguridad | ¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la información o la destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo mantenemos lainformación crítica oculta a quién no debiera tener acceso a ella? |
Custodia | ¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo deben ser guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación (expurgo de documentos)? |
Distribución | ¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita? ¿Cuánto podemos tardar para distribuir los documentos? |
Workflow | ¿Si los documentos necesitanpasar a partir de una persona a otra, cuáles son las reglas para el flujo de estos documentos? |
Creación | ¿Si más de una persona está implicada en creación o modificación de un documento, cómo se podrá colaborar en esas tareas? |
Autenticación | ¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la validación legal al gobierno y a la industria privada acerca de la originalidad de los documentosy cumplimos sus estándares para la autentificación? |

Ho en día después de muchos años de tener esta modalidad de archivo, nos hemos acogido a la NUEVA LEY GENERAL DE ARCHIVO 594 de 2000.

Aunque y de manera muy personal considero que en todas las empresas se debería de capacitar a todos los empleados sobre esta nueva ley, ya que como muchos sabemos hay personas que ni siquiera saben...