Gestion Documental

Universidad Autónoma Del Carmen
Unidad Académica Campus II

Materia:
Organización de Empresas

Profesora:
Gloria Hernández Reyes
Segundo semestre
Horario: 7:00 – 9:00 a.m.

Alumno:





Cd. del Carmen, Campeche
2012 - 2013

INTRODUCCION

Toda oficina genera y procesa documentos y archivos para comunicar y almacenar información. Debido a ello, la gestión documental de losarchivos en papel y de los electrónicos es clave para homogeneizar y racionalizar el trabajo. De otra suerte, su proliferación indiscriminada podría propiciar el entorpecimiento y/o retraso de las actividades, con la consecuente elevación de costos administrativos y materiales. A efectos de puntualizar, por costos administrativos se entiende el aumento de cargas de trabajo derivado del manejoexcesivo de información, así como el grado de complejidad que las acciones adquieren como producto del volumen de papelería necesario para su desahogo.
Debido al gran volumen de información que existe en toda organización, se hace imprescindible contar con un medio de centralización y protección de los archivos, tanto en medio físico como electrónico. Una vez que se organiza y almacena la información,se deben definir los mecanismos necesarios para su rápida y sencilla localización.
Mediante la búsqueda a través de los índices, fecha de creación y la posibilidad de recurrir a los caracteres comodín para realizar búsquedas parciales, se pueden mostrar todos aquellos documentos que cumplen el criterio de búsqueda, independientemente de donde estén almacenadas.
Los índices de cada documentopueden complementarse durante la importación o creación, o después, realizando una búsqueda de los documentos cuyos índices están vacios para poder introducirlos. Una vez localizado un documento, será posible navegar por todas sus páginas, imprimirlas, reordenarlas, copiarlas o moverlas a otro documento, mandarlas por e-mail, exportarlas a otro formato o borrarlas.
En resumen, la importancia que sele otorgue a la gestión documental repercute directamente en la fluidez y precisión con la que se puede hacer frente prácticamente a todos los asuntos relacionados con el desarrollo de proyectos, de procesos, de funciones, instalación y operación de sistemas y la definición de procedimientos relacionados con una prestación de servicios o venta de productos eficaces.



CONCEPTO

Un documentoes una herramienta o medio de comunicación impreso en un instrumento de reproducción grafica o plasmado en un formato electrónico, que por lo general contiene información fija y espacio para información variable. En el momento que un formulario se completa se convierte en un documento.
De acuerdo con el tipo de información y grado de dificultad para su llenado, pueden integrar o acompañarse deun instructivo.
OBJETO
Representa el vehículo de transmisión de datos e información organizacional mas sencillo, claro y funcional, toda vez que permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos físicos o electrónicos. Además, normativamente, cumplen con la finalidad de constituirse en una fuente de consulta para efectos legales y/o administrativos.PROPOSITO
Contar con los formatos adecuados en función de las necesidades de la organización.
Identificar y proteger información vital.
Mejorar la gestión de los procesos y de los procedimientos.
Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.
Administrar eficazmente los recursos y sistemas destinados al manejo de la información de la organización.
Interrelacionar correctamente la gestióndocumental con la estructura organizacional.
Evaluar la gestión documental de la organización.
ENFOQUES
La gestión documental forma parte de la estrategia para administrar los recursos informativos con que cuenta una organización. Por su naturaleza, el punto de partida radica en el enfoque clásico para manejar la documentación que constituye la plataforma de las operaciones que día con día afronta...