Gestion Documental

PARA: Dra. SANDRA MILENA MACIAS
DE: MIGUEL ALVAREZ
ASUNTO: DESARROLLO ACTIVIDADES SEMANA No. 7
CURSO: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
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ID CURSO: 250654
Dra. Sandra, cordial saludo.
Le remito el desarrollo de las actividades propuestas para la semana No.7 del curso del asunto.
ACTIVIDAD No. 1: recibo y despacho de Documentos.
En elmomento de efectuar el envío de documentos, es importante precisar el embalaje, puesto que éste debe adaptarse a la forma, a la naturaleza del contenido y a las condiciones de transporte. Teniendo en cuenta lo anterior, Investigue sobre el tema y:

2.1 Precisa los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envíos:
R/. Partiendo de la definición de EMBALAJE, que es elrecipiente o envoltura que sirve para agrupar y transportar productos, puedo resumir que los requisitos mínimos que debe reunir para el adecuado acondicionamiento de los envíos están:
* Primero, conocer la naturaleza del producto para así definir el embalaje apropiado ya que según el tipo de producto estos pueden transportarse en un :
* Embalaje primario. Que esel empaque que está en contactodirecto con el producto.
* Embalaje secundario. Que es el que se utiliza para transportar embalajes primarios o productos dentro de sus envases.
* Embalaje terciario o reembalaje. Transporta varios embalajes secundarios.

* Quien realice el embalaje, debe estar capacitado para embalar el producto y poder transportar el producto sin que sufra daños.

El tamaño del embalaje debeestar acorde con el contenido. Si utiliza cajas semivacías es probable que se desarmen y si utiliza cajas demasiado llenas, puede ser que exploten.

Todos los envíos deberán ir en sobre oficial del Departamento de la empresa indicando el nombre del remitente.

Cuando seleccione el envoltorio se debe tener en cuenta la fortaleza, el almohadillado y la durabilidad

Los envíos contratamiento especial para objetos frágiles, deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo de choque.

Verificar si el objeto debe estar almohadillado por todos lados.

Todos los envíos de correo deberán ir en sobre oficial del Departamento de la empresa indicando el nombre del remitente.

2.2 Establece la forma correcta de embalar: impresos, objetos pequeños, documentos de gran tamañocomo:, objetos frágiles, líquidos y polvos secos.
R/. IMPRESOS:

OBJETOS PEQUEÑOS:Utilice materiales de almohadillado, sobre todo para evitar que el contenido se mueva. Se recomienda una espesura mínima de acondicionamiento de 50mm.

DOCUMENTOS DE GRAN TAMAÑO, como : planos, mapas, fotografías, documentos que no pueden enrollarse ni doblarse
Para los planos y Mapas se debe utilizar tubostriangulares, y no cilíndricos tipo tubo.

Documentos que no puedan enrollarse no doblarse.

En Objetos de Gran tamaño, también puede Utizarce cajas de cartón corrugado, con forros externos de gran resistencia.

Utilice cartón de doble capa, idóneo para pesos grandes.

OBJETOS FRAGILES:
Las cajas de cartón corrugado, con forros externos ofrecen gran resistencia. Utilice cartón de doble capa,idóneo para pesos grandes o para objetos frágiles

Colocar los bienes frágiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas.

Utilice materiales de almohadillado, sobre todo para evitar que el contenido se mueva. Se recomienda una espesura mínima de acondicionamiento de 50mm.

Recuerde que no basta con poner etiquetas de “Frágil” y “Trátelo con cuidado” para evitarun embalaje adecuado. Sólo sirven como fuente de información.

LIQUIDOS: Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti goteo, acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plástico. Recuerde que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos a su alrededor.

POLVOS SECOS: Se debe embalar en un...