gestion documental

CUESTIONARIO


1. Defina los conceptos de: fondo, fondo acumulado, fondo cerrado, fondo abierto, fondo donado, TVD, TRD, transferencia documental.

Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.
Fondocerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban.
Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente.
Fondo donado: Es aquel que comprende documentos de propietarios oprocedencias distintas, el fondo o porción del mismo el donante de documentos serán fotocopiados a la institución.
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asignaun tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.



2. Cual es la función de un comité de archivo?

La función principal del comité de archivo Es la de asesorar yrecomendar pautas y procedimientos que faciliten el logro de los objetivos de la organización coordinada de los documentos que produce la entidad.

Otras funciones del comité de archivo son las siguientes:

•definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

•fijar las funciones para el manejo, sistematización,conservación, salvaguarda, archivo y disposición de la información archivística relacionada con: el sistema de información archivístico, la expedición del documento y su flujo, los métodos y procedimientos de archivo del documento, el tiempo de conservación del documento, las clases de archivo, la conservación del documento, los mecanismos de consulta y acceso a la información que éste contiene y ladepuración y eliminación del documento.

•capacitar y promover las normas y programas de gestión documental, de acuerdo con lo establecido en el artículo 21 de la Ley 594 del 4 de julio de 2000 y demás normas pertinentes.

•hacer seguimiento del cumplimiento de las normas de manejo y conservación de la información archivística y de las comunicaciones oficiales en cada una de las dependencias,cuyos coordinadores deberán hacer cumplir las decisiones adoptadas por el Comité.

•sugerir a la Secretaría General los programas de gestión documental a través de los cuales se hará el diagnóstico del sistema archivístico y de correspondencia como soporte de las decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

•proyectar y aprobar las actas de modificación de la tablade retención documental, TRD, para la institución las veces que sean requeridas.

•recomendar, cuando así sea necesario, la contratación de asesores o consultores que se requieran en desarrollo de las políticas y programas diseñados por el Comité.

•proyectar para la firma del Director los actos administrativos relacionados con el establecimiento y regulación del sistema archivístico para elInstituto.

•definir su reglamento interno; el Comité debe tener, por lo menos, una reunión ordinaria mensual, la cual deberá ser convocada por el secretario técnico del Comité, y podrá tener reuniones extraordinarias siempre que así sea necesario y lo determine el Comité por convocatoria del secretario técnico.
•las demás que le defina el Director y la Ley o sus reglamentos.



3. Que es...