Gestion documental
Páginas: 13 (3134 palabras)
Publicado: 9 de febrero de 2012
La gestión documental: aspectos previos a su implementación
Resumen: Gestión documental se ha convertido en un concepto de uso cada vez más frecuente en las organizaciones, pero hay un cierto desconcierto en la marea de siglas de soluciones de gestión documental y, sobre todo, aún hay un gran desconocimiento de la importancia que tiene para las organizaciones manejar correctamente ladocumentación. El artículo destaca los principales aspectos que hay que tener en cuenta antes de implementar una herramienta tecnológica. Palabras clave: Gestión documental, Gestión de contenidos, Gestión del conocimiento, Gestión de documentos. Title: Document management: issues to consider before an implementation Abstract: Document management is becoming an ever more central issue for organisations.However here is still confusion about what «document management» is and how important it is for organisations to manage the increasing number of documents in order to provide timely information. The article emphasises the most important aspects to consider before implementing a technological document management tool. Keyword: Document management, Content management, Knowledge management, Recordmanagement.
d’Alòs–Moner, Adela. «La gestión documental: aspectos previos a su implementación”. En: El profesional de la información, 2006, mayo–junio, v. 15, n. 3, pp. 222–226.
Introducción EL SUEÑO DE LA OFICINA SIN PAPELES aún no se ha hecho realidad. Más bien parece que se produce lo contrario: cuanto más aumentan los contenidos en soporte electrónico, más crece el volumen de documentos enpapel. En consecuencia, además de la necesidad de gestionar los documentos electrónicos que se multiplican en la red local, las organizaciones se encuentran con que deben solucionar el crecimiento exponencial de los papeles. Y cuanto más crece el volumen de documentos, más difícil es saber, por ejemplo, dónde está un informe que se necesita, dónde archivar un documento que se acaba de redactar, oqué hacer con un correo electrónico en el que figura la aceptación de un pedido. Si a la necesidad de resolver esta situación se añade que en los documentos reside gran parte del conocimiento corporativo, coincidiremos en que hay que actuar y hay que hacerlo con celeridad. Cuanto
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más se retrasa la toma de decisiones, más compleja es la situación y, en consecuencia sus posibles soluciones. Alhablar de “gestión documental” se observa que hay cierta confusión.
gital, se producen unos cambios muy significativos2. Entre otros: —Necesidad de disponer de equipos para su lectura, para evitar la brecha digital dentro de la organización. ¿Tienen todos los trabajadores acceso a la Intranet? —Obsolescencia de los sistemas de lectura. ¿Podemos leer un cd–rom de hace apenas 6 ó 7 años?—Facilidad para copiar y los aspectos de copyright que ello conlleva. ¿Cómo asegurar la propiedad intelectual de un documento? —Fragilidad debido a la facilidad para alterarlos. ¿Cómo asegurar que no se modifica un documento en su versión final? —Necesidad de decidir qué se preserva y cómo. ¿Qué documentos tienen valor legal y probatorio?, ¿cómo y dónde conservarlos? Estrechamente ligado a “documento”, unconcepto antiguo pero que cada vez adquiere más importancia (especialmente desde mediados de los 90), es lo que los anglosajones han llamado “record”. Pue-
«Las organizaciones sienten una creciente preocupación para asegurar la ‘evidencia’ y ‘trazabilidad’ de su actividad a través de los documentos»
Tradicionalmente un documento se ha asociado a un texto. Cuando un documento pasa a ser digital,la diferencia entre “documento electrónico” y “contenido” es más difícil de definir1. En cualquier caso el concepto “contenido” en gestión documental se asocia siempre a una unidad de información en soporte digital. Lo que sí es evidente es que, cuando un documento pasa a ser di-
El profesional de la información, v. 15, n. 3, mayo–junio 2006
La gestión documental: aspectos previos a...
Resumen: Gestión documental se ha convertido en un concepto de uso cada vez más frecuente en las organizaciones, pero hay un cierto desconcierto en la marea de siglas de soluciones de gestión documental y, sobre todo, aún hay un gran desconocimiento de la importancia que tiene para las organizaciones manejar correctamente ladocumentación. El artículo destaca los principales aspectos que hay que tener en cuenta antes de implementar una herramienta tecnológica. Palabras clave: Gestión documental, Gestión de contenidos, Gestión del conocimiento, Gestión de documentos. Title: Document management: issues to consider before an implementation Abstract: Document management is becoming an ever more central issue for organisations.However here is still confusion about what «document management» is and how important it is for organisations to manage the increasing number of documents in order to provide timely information. The article emphasises the most important aspects to consider before implementing a technological document management tool. Keyword: Document management, Content management, Knowledge management, Recordmanagement.
d’Alòs–Moner, Adela. «La gestión documental: aspectos previos a su implementación”. En: El profesional de la información, 2006, mayo–junio, v. 15, n. 3, pp. 222–226.
Introducción EL SUEÑO DE LA OFICINA SIN PAPELES aún no se ha hecho realidad. Más bien parece que se produce lo contrario: cuanto más aumentan los contenidos en soporte electrónico, más crece el volumen de documentos enpapel. En consecuencia, además de la necesidad de gestionar los documentos electrónicos que se multiplican en la red local, las organizaciones se encuentran con que deben solucionar el crecimiento exponencial de los papeles. Y cuanto más crece el volumen de documentos, más difícil es saber, por ejemplo, dónde está un informe que se necesita, dónde archivar un documento que se acaba de redactar, oqué hacer con un correo electrónico en el que figura la aceptación de un pedido. Si a la necesidad de resolver esta situación se añade que en los documentos reside gran parte del conocimiento corporativo, coincidiremos en que hay que actuar y hay que hacerlo con celeridad. Cuanto
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más se retrasa la toma de decisiones, más compleja es la situación y, en consecuencia sus posibles soluciones. Alhablar de “gestión documental” se observa que hay cierta confusión.
gital, se producen unos cambios muy significativos2. Entre otros: —Necesidad de disponer de equipos para su lectura, para evitar la brecha digital dentro de la organización. ¿Tienen todos los trabajadores acceso a la Intranet? —Obsolescencia de los sistemas de lectura. ¿Podemos leer un cd–rom de hace apenas 6 ó 7 años?—Facilidad para copiar y los aspectos de copyright que ello conlleva. ¿Cómo asegurar la propiedad intelectual de un documento? —Fragilidad debido a la facilidad para alterarlos. ¿Cómo asegurar que no se modifica un documento en su versión final? —Necesidad de decidir qué se preserva y cómo. ¿Qué documentos tienen valor legal y probatorio?, ¿cómo y dónde conservarlos? Estrechamente ligado a “documento”, unconcepto antiguo pero que cada vez adquiere más importancia (especialmente desde mediados de los 90), es lo que los anglosajones han llamado “record”. Pue-
«Las organizaciones sienten una creciente preocupación para asegurar la ‘evidencia’ y ‘trazabilidad’ de su actividad a través de los documentos»
Tradicionalmente un documento se ha asociado a un texto. Cuando un documento pasa a ser digital,la diferencia entre “documento electrónico” y “contenido” es más difícil de definir1. En cualquier caso el concepto “contenido” en gestión documental se asocia siempre a una unidad de información en soporte digital. Lo que sí es evidente es que, cuando un documento pasa a ser di-
El profesional de la información, v. 15, n. 3, mayo–junio 2006
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