Gestion documental

GESTION DOCUMENTAL
Concepto
Es una herramienta o medio de comunicación escrito, normalmente impreso que, por lo general, contiene información fija y espacio para incluir información variable. Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y, según el tipo de información y el grado de dificultad para su llenado, puede acompañarse de un instructivo.
Objeto de su Utilización
Las formasrepresentan el vehículo de transmisión de datos e información organizacional más sencillo, claro y funcional, ya que permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escritos. Normativamente, constituyen un documento fuente para efectos legales, de consulta o ambos.
Propósito del Análisis, Diseño y Control de Formas
- Contar con las formas adecuadas enfunción de las necesidades de la organización
- Conocer el número exacto requerido.
- Mejorar la eficiencia de los procesos y procedimientos.
- Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.
- Normalizar las que se encuentren en uso con diseños elaborados técnicamente.
- Controlar las provisiones y el consumo estrictamente necesarios
- Economizar mediante la racionalización del uso y diseño.- Mantener un control de calidad de su producción o compra.
- Definir los criterios técnicos para su revisión y actualización.
Importancia de las Formas Impresas
Las operaciones administrativas que se efectúan en una organización generalmente requieren documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando estas operaciones son numerosas y repetitivas se utilizan formas impresas, y esnecesario tener en cuenta los elementos siguientes:
- Su Contenido
- La cantidad de ellas que se utiliza
- El Costo que representan
- El grado en que permiten imprimir celeridad y cohesión a las acciónes.
- Su función como vehículo para generar y transmitir información.
Análisis
Al revisar el contenido de una forma en cuanto a condiciones materiales –tamaño, papel, tinta, clase de impresión,encuadernación y frecuentemente de uso- y consideraciones funcionales – identificación, objetivo, información, estructura, tipo y secuencia y datos- deben considerarse los aspectos que siguen:
- Formas cuyas dimensiones no coinciden con el tamaño de los equipos en que se procesan o son excesivas para los datos que contienen.
- Duplicación de formas para un mismo fin
- Exceso de formas de poco uso.- Formas con un número de copias innecesario.
- Formas cuyo diseño no satisface el propósito para el que fueron creadas.

Fuentes de Información
Por lo general, las fuentes que emplea una organización suelen ser diversas. Entre las más comunes pueden mencionarse:
- De uso Interno ( por ejemplo, el control para pedidos de papelería)
- Diseñadas para la presentación de resultados (informe aórganos de gobierno
- Producto de un consultor externo (forma para un procedimiento)
- De Uso comercial común (forma para solicitud de ejemplo)
- Elaborar por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones (declaraciones de impuestos)
Requerimientos para su Uso
La existencia en mayor o menor medida de formas en una organización obedece a las necesidades específicas de trabajoen función de los siguientes factores
INTERNOS
- El instrumento jurídico que las crea.
- Las pautas dictadas por el órgano de gobierno.
- La desagregación de funciones derivadas de us base legal.
- La determinación de objetivos y programas
- La definición de procesos
- Los sistemas que se desarrollan para apoyar los procesos y programas.
- La traducción en el procedimiento y por ende enoperaciones de las actividades.
- El proceso de toma de decisiones.
EXTERNOS
- Por cambios en las condiciones del entorno
- Por decisiones tendentes a la globalización.
- Por pactos o convenios nacionales o internacionales
- En atención a demandas de clientes o proveedores.
DISEÑO
Preparación de una forma según su objeto, tipo de información que contendrá, origen, método de llenado,...