Gestion documental

POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA Dirección General

GUÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA POLICÍA NACIONAL

Guía de Gestión Documental para la Policía Nacional

Publicación de la Policía Nacional de Colombia Dirección General Oficina de Planeación • Presidente de la República Doctor ÁLVARO URIBE VÉLEZ Ministro de Defensa Nacional Doctor JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN • Director GeneralPolicía Nacional Mayor General ÓSCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO Subdirector General BriGaDier General RAFAEL PARRA GARZÓN Director de Seguridad Ciudadana BriGaDier General ORLANDO PÁEZ BARÓN

Contenido
Presentación ....................................................................................................................5

1. Generalidades...............................................................................................................7
1.1 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. Objeto. ...........................................................................................................................................7 Normatividad..................................................................................................................................7Jerarquía documental. ....................................................................................................................7 Metodología general. .....................................................................................................................8 1.4.1. Codificación de los documentos...........................................................................................9 Responsabilidad en la estructura documental................................................................................11

2. Tipos documentales ....................................................................................................13
2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. Resolución....................................................................................................................................13 Reglamento .................................................................................................................................14 Manual ........................................................................................................................................14 Directiva.......................................................................................................................................14 Circular ........................................................................................................................................16 Instructivo...................................................................................................................................16 Mapa de procesos ........................................................................................................................17 Caracterización de procesos ........................................................................................................17 Documentación de la descripción de los procedimientos...............................................................18 2.9.1 Elaboración de los flujogramas ............................................................................................21 2.10. Guía .............................................................................................................................................21 2.11. Orden de servicios.......................................................................................................................21 2.12. Memoria local y topográfica ......................................................................................................23 2.13. Estudios de planeación .................................................................................................................26 2.14. Concepto de planeación...