gestion documental

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y practicas utilizadas para administrar el flujo de documentos de toda índole en una organización, permitir larecuperación de información desde ellos, determinar el tiempo en que se deben guardar, eliminar las que ya no sirve y asegurar la conversación indefinida de los mas valioso aplicando principiosde racionalismo y economía Es una actividad casi tan antigua como la escritura y que nació debido a la necesidad de documentar o fijar actos administrativos y transacciones legales ycomerciales por escrito para dar fe de los hecho Este tipo de documento se plasmo sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergamino y papel, cuya gestión se fue haciendo casavez más compleja a medida que crecía el tamaño de los de usuarios que operan el mismo. Las características de un sistema de gestión documental son las fondos documentales. Se puede decirque un sistema de gestión documental se ocupa del procesamiento , almacenamiento, búsqueda, recuperación y distribución de documentos al conjunto de usuarios que operan el mismo. Lascaracterísticas de un sistema de gestión documental son las
-Manejo del grandes volúmenes de documentos -Garantía de acceso a la información más actual -Control de acceso a la información-Seguridad ante la posibilidad de perdida de documentos Las funciones básicas que suelen incluir los sistemas de gestión documental:
-Referencia de documentos exteriores al propiosistemas de gestión (fotos, vídeos, entre otros. -Creación de relaciones entre documentos y

entre estos y el resto de los componentes del sistemas documental (Carpetas). -Mantenimientohistórico de los documentos -Localización de

documentos mediante técnicas de búsqueda - Disposición de un Software para la visualización de archivos en los formatos más comunes