gestion documental
Páginas: 23 (5641 palabras)
Publicado: 5 de marzo de 2014
MANUAL
de Organización de Documentos
ARCHIVO GENERAL
REGIÓN DE MURCIA
www.carm.es/archivogeneral
Manual de organización de documentos en archivos de oficina
© Archivo General de la Región de Murcia
Consejería de Cultura y Turismo
Reservados todos losderechos. De acuerdo con la legislación vigente, y bajo las san- ciones en ella previstas, queda totalmente prohibida la reproducción y/o transmisión parcial o total de este libro, por procedimientos mecánicos o electrónicos, incluyendo fotocopia, grabación magnética, óptica o cualesquiera otros procedimientos que la téc- nica permita o pueda permitir en el futuro, sin la expresa autorización porescrito de los propietarios del copyright.
Depósito Legal: MU 2526-2009
Imprime: Imprenta Regional
Índice
1. INTRODUCCIÓN ................................................................................. 3
2. ARCHIVO DE OFICINA ........................................................................ 4
2.1. Definición..................................................................................... 4
2.2. Principios básicos de su organización .......................................... 4
2.2.1. Documentos de apoyo informativo ..................................... 5
2.2.2. Documentos administrativos................................................ 6
2.2.2.1. Expedientes administrativos/Expedientes
no reglados................................................................. 6
2.2.2.2. Correspondencia........................................................ 10
2.2.2.3. Registros .................................................................... 11
2.2.2.4. Documentos simples.................................................. 12
3. SERIE DOCUMENTAL ......................................................................... 12
4.TRANSFERENCIAS.............................................................................. 14
5. PRÉSTAMOS ADMINISTRATIVOS....................................................... 18
6. INSTALACIÓN Y CONSERVACIÓN .................................................... 19
7. GLOSARIO DE TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS...................................... 21
8. ANEXOS................................................................................... 29
Anexo I: Recomendaciones para la ordenación alfabética .............. 29
Anexo II: Solicitud de préstamo de documentos ............................. 32
9. BIBLIOGRAFÍA ................................................................................... 33
1. INTRODUCCIÓN
La Ley 6/1990, de 11 de abril, de Archivos yPatrimonio Documental de la Región de Murcia, en su artículo 1.3 define los archivos como “los con- juntos orgánicos de documentos o la agrupación de varios de ellos reuni- dos por cualesquiera instituciones y entidades públicas y personas físicas o jurídicas en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la gestión administrativa, la investigación, la cultura y la información”.Como también señala la Ley, en su artículo 1.1 el patrimonio docu- mental de la Región de Murcia es parte del patrimonio documental espa- ñol, señalando en su artículo 2 a) que forman parte de ese patrimonio los documentos de cualquier época producidos “por los órganos institucio- nales propios de la Comunidad Autónoma, o por los órganos, servicios, entidades autónomas y empresas públicasque dependan de ellos, o por las personas jurídicas en que participen aquéllas, o por las personas físicas y jurídicas gestoras de esos servicios públicos”, y en su artículo 11, señala la obligatoriedad por parte de la Administración, de conservar dicha docu- mentación debidamente organizada y a disposición de los ciudadanos.
El archivo de oficina, como parte integrante de la red de archivos...
MANUAL
de Organización de Documentos
ARCHIVO GENERAL
REGIÓN DE MURCIA
www.carm.es/archivogeneral
Manual de organización de documentos en archivos de oficina
© Archivo General de la Región de Murcia
Consejería de Cultura y Turismo
Reservados todos losderechos. De acuerdo con la legislación vigente, y bajo las san- ciones en ella previstas, queda totalmente prohibida la reproducción y/o transmisión parcial o total de este libro, por procedimientos mecánicos o electrónicos, incluyendo fotocopia, grabación magnética, óptica o cualesquiera otros procedimientos que la téc- nica permita o pueda permitir en el futuro, sin la expresa autorización porescrito de los propietarios del copyright.
Depósito Legal: MU 2526-2009
Imprime: Imprenta Regional
Índice
1. INTRODUCCIÓN ................................................................................. 3
2. ARCHIVO DE OFICINA ........................................................................ 4
2.1. Definición..................................................................................... 4
2.2. Principios básicos de su organización .......................................... 4
2.2.1. Documentos de apoyo informativo ..................................... 5
2.2.2. Documentos administrativos................................................ 6
2.2.2.1. Expedientes administrativos/Expedientes
no reglados................................................................. 6
2.2.2.2. Correspondencia........................................................ 10
2.2.2.3. Registros .................................................................... 11
2.2.2.4. Documentos simples.................................................. 12
3. SERIE DOCUMENTAL ......................................................................... 12
4.TRANSFERENCIAS.............................................................................. 14
5. PRÉSTAMOS ADMINISTRATIVOS....................................................... 18
6. INSTALACIÓN Y CONSERVACIÓN .................................................... 19
7. GLOSARIO DE TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS...................................... 21
8. ANEXOS................................................................................... 29
Anexo I: Recomendaciones para la ordenación alfabética .............. 29
Anexo II: Solicitud de préstamo de documentos ............................. 32
9. BIBLIOGRAFÍA ................................................................................... 33
1. INTRODUCCIÓN
La Ley 6/1990, de 11 de abril, de Archivos yPatrimonio Documental de la Región de Murcia, en su artículo 1.3 define los archivos como “los con- juntos orgánicos de documentos o la agrupación de varios de ellos reuni- dos por cualesquiera instituciones y entidades públicas y personas físicas o jurídicas en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la gestión administrativa, la investigación, la cultura y la información”.Como también señala la Ley, en su artículo 1.1 el patrimonio docu- mental de la Región de Murcia es parte del patrimonio documental espa- ñol, señalando en su artículo 2 a) que forman parte de ese patrimonio los documentos de cualquier época producidos “por los órganos institucio- nales propios de la Comunidad Autónoma, o por los órganos, servicios, entidades autónomas y empresas públicasque dependan de ellos, o por las personas jurídicas en que participen aquéllas, o por las personas físicas y jurídicas gestoras de esos servicios públicos”, y en su artículo 11, señala la obligatoriedad por parte de la Administración, de conservar dicha docu- mentación debidamente organizada y a disposición de los ciudadanos.
El archivo de oficina, como parte integrante de la red de archivos...
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