Gestion documental

1. Archivo electrónico o físico: Según la dependencia tenga un medio electrónico o no para la expedición de su correspondencia o comunicaciones oficiales el archivo puede ser:

A. Archivoelectrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente por la dependencia del Ministerio de Defensa Nacional que corresponda, acumulados en el transcurso de la gestión.vg el SIGOB para la Unidad de Gestión General o el ORFEO para el Ejército Nacional, o el Sistema que los modifique o sustituya

B. Archivo físico: Es el conjunto de documentos físicos, producidos ytratados archivísticamente, por la dependencia del Ministerio de Defensa Nacional que corresponda, acumulado en el transcurso de la gestión; opera para las dependencias que no tengan un sistemaelectrónico para el manejo de la correspondencia o comunicaciones oficiales.

2. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas comunicaciones como oficios, solicitudes, radiogramas, señales, memorandos,entre otros, recibidos de otra entidad o producidos en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a las dependencias de que trata la presente Resolución, independientemente del medio utilizado.3. Correspondencia: son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las dependencias de que trata la presente Resolución, a título personal, citando o no el cargo del servidorpúblico a quien se encuentra dirigidas.
Este tipo de comunicaciones no genera ningún trámite institucional y corresponde a las comunicaciones o correspondencia privada o personal.

4. Documentoelectrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios electrónicos, durante su ciclo vital, v.g. e. Mailo correo electrónico; es producida por una dependencia de las que trata la presente Resolución o recibida por estas de otra entidad, y debe ser tratada conforme a los principios y procesos de...