GESTION DOCUMENTAL

FESTION DOCUMENTAL

INTRODUCCION

Un archivo es una colección de registros que se encuentran relacionados entre sí, estos archivos se diseñan para manejar grandes cantidades de datos.
Todos los programas computacionales usan estructuras de datos de alguna clase; y muchos otros usan archivos. Aquellos que diseñan y desarrollan software para aplicaciones comerciales y tecnológicas, así comoquienes diseñan y desarrollan sistemas computacionales, es decir, sistemas operativos, compiladores, sistemas de administración de bases de datos y sistemas de comunicación entre procesadores, requieren de conocimientos de archivos y estructuras de datos. Las estructuras de datos y la organización de archivos son los elementos principales que determinan el rendimiento de los programas.

Estetutorial guía al lector desde los aspectos más básicos del manejo de datos, hasta las estructuras de datos más complejas, el procesamiento de archivos (secuenciales, directos, indexados y multillaves) los cuales son cada vez más importantes. Estos se encuentran en todas partes, en macros y minicomputadoras, y son cada vez más frecuentes en los centros de trabajo y en las computadoras personales.1) Un archivo es una colección de registro que se encuentran relacionado entre sí, estos archivos se diseñan para manejar grandes cantidades de datos.
Todos los programas computarizados usan estructura computacionales de datos de alguna clase, muchos otros usan archivos. Aquellos que diseñan y desarrollan SOFTWARE para aplicaciones comerciales y tecnológicas, así quienes diseñan y desarrollansistemas computarizados es decir sistemas operativos.
Los archivos tienen vida fuera de cualquier aplicación individual que los utilizan para entrada y salida. Los usuarios desean poder acceder a los archivos, guardarlos y mantener la integridad de sus contenidos.
El sistema de archivo es la parte del sistema de administración del almacenamiento responsable principalmente de la administración delos archivos del almacenamiento secundario. Los archivos (fuente) son un mecanismo de atracción que permiten almacenar información en el disco y leerla después.

Esto debe hacerse de modo que el usuario no tenga que enterarse de los detalles de cómo y dónde está almacenada la información y de cómo funciona en los discos de una computadora, los archivos se pueden estructurar de varias maneraslas más comunes son:
a) SECUENCIA DE BYTES.
El archivo es una serie no estructurada de bytes, posee máxima flexibilidad, el sistema operativo no sabe que contiene el archivo.
b) SECUENCIA DE REGISTRO.
El archivo es una secuencia de registro de longitud fija, cada una con sus propias estructura interna.

c) ARBOL.
El archivo cuenta de un árbol de registro, no necesariamente de la mismalongitud, cada registro tiene un campo llamado KEY (llave o clave) en una posición fija del registro.
El árbol se ordena mediante el campo clave para permitir una rápida búsqueda de una clave particular.

Desde la perspectiva de un usuario, un archivo es la posición más pequeña del almacenamiento secundario lógico; es decir no pueden escribirse datos en almacenamiento secundario además que seencuentre dentro de un archivo. La información de un archivo es definida por su creador.
En un archivo se pueden almacenar diferentes tipos de información: programas, fuente, programa objeto, programa ejecutable, datos numéricos, imágenes, grabaciones de sonido etc.
Un archivo recibe un nombre para conveniencia de su usuario y se hace referencia a el por dicho nombre.

2) QUE ES GESTION DOCUMENTAL.Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y practicas usadas para administrar el flujo de documentos de tipos de datos, en una organización y permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar lo que ya no sirve y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos aplicando principio de...