Gestion Documental

UNIDAD N 1 GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

PREGUNTAS

1. Establecer los objetivos que debe perseguir la administración de documentos.
2. Escribe mínimo 5 características de la administración de documentos.
3. Precisar la importancia de la Administración Documental.

RESPUESTAS

1. OBJETIVOS* Agilizar y facilitar la búsqueda de documentos, proporcionando toda la información sobre la ubicación de este.
* Controlar y registrar los documentos desde su elaboración, clasificación, archivo, hasta su eliminación.
* Mantener organizado losarchivos.
* Instituir procedimientos necesarios para tramitar documentos.
* Garantizar de forma permanente la conservación de los documentos.

2. CARACTERISTICAS

* Organiza el contenido de una forma lógica.
* Facilita la estandarización de la creación y presentación de contenido en una empresa.
* Permite que los usuarios encuentren y compartan información con facilidad.
*Facilita el control sobre el contenido.
*

3. IMPORTANCIA

El papel de la Administración Documental es muy importante en cualquier institución o empresa, ya sea oficial o privada, ya que este nos enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales, para así facilitar su utilización, conservación, y acelerar su búsqueda desde su origen hasta eldestino final.

GESTION DOCUMENTAL
(Ensayo)

Se entiende por Gestión Documental el conjunto de normas técnicas y practicas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de la información desde ellos, determinar el tiempo en que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirvan y asegurar la conservación indefinida de losdocumentos más valiosos. La Función principal de La Gestión Documental es dar soluciones prácticas y tecnológicas que garanticen la fiabilidad e integridad, y un acceso seguro a la información. El control, mantenimiento, almacenamiento de documentos, descarte de documentos y recuperación de la información hacen parte de la administración documental. La Gestión Documental en las organizaciones fueel dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registros, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos) los ficheros o kardex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicasde recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación.

* Dentro de estas funciones está la de velar que sean registrados todos los documento desde su creación, lo cual se hace mediante un acta o programa de radicación, dentro de sus competencia están también la de recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir, clasificar, organizar, sistematizar, archivar yeliminar cuando se determine que no es de importancia su conservación además brindar el servicio de información sobre las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva con oportunidad y en orden consecutivo.
* Las de adoptar programas para administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales.
* Guardar estrictareserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia.
* Prestar accesoria en materia de administración de las comunicaciones oficiales, a las dependencias que lo requieran
* Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad e imparcialidad.

El área de correspondencia dentro de la estructura orgánico-funcional está definida como, la...