Gestion documental

ORDENACIÓN DOCUMENTAL

DIVISIÓN DE CLASIFICACION Y DESCRIPCIÓN
GLADYS JIMÉNEZ GONZALEZ

Sistema Nacional De Archivos
BOGOTÁ, D. C., - COLOMBIA 2003

CONTENIDO

INTRODUCCION LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN ¿Hasta dónde llega la clasificación? ¿Dónde comienza la ordenación? EL PROCESO DE ORDENACION 1. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL Los Manuales de Procedimientos 2. SISTEMAS DE ORDENACIÓNSistema de ordenación numérico Sistema de ordenación alfabético Sistema de ordenación mixto o alfanumérico 3. LA SERIE DOCUMENTAL Series con unidades documentales simples Series con unidades documentales complejas El Expediente 4. FOLIACIÓN GLOSARIO BIBLIOGRAFIA

INTRODUCCIÓN

Este documento muestra la importancia del Proceso de Ordenación Documental dentro de la Organización Archivística, surelación estrecha e inseparable con el Proceso de Clasificación que le antecede y con el Proceso de Descripción que le precede. El objetivo es ofrecer una herramienta de fácil acceso que oriente las labores en los archivos tanto a nivel teórico como metodológico, en instituciones públicas y privadas, a los archivistas, funcionarios de archivo, estudiantes e interesados en el tema, que les permitaestablecer los sistemas de ordenación documental más adecuados de acuerdo con las características propias de las series documentales. El tema se aborda a través de dos capítulos; en primer lugar “Los Procesos de Organización” que permite ubicar al lector en su propia realidad, la utilización equivocada de términos para las diferentes labores de la organización archivística guiada por la costumbre,para concluir mostrando los límites de cada uno de los procesos archivísticos y por ende el punto de partida de la Ordenación. En segundo lugar se aborda “El Proceso de Ordenación” que parte del concepto y sus generalidades, para ir descendiendo a lo particular, llevando a quien lo consulta a entender el Principio de Orden Original, en el cual se basa, así como los sistemas de ordenación y suaplicación, encontrando ejemplos e ilustraciones prácticos para su posterior aplicación. También se reflexiona acerca de la incidencia que para las instituciones, tiene la aplicación de normas de carácter general y particular como los Manuales de procedimientos y su relación con el tema que nos ocupa. Se hace énfasis en la definición de Serie Documental como punto de partida del Proceso de Ordenación,mostrando las características y diferencias propias de las unidades documentales simples y las complejas para concluir con la foliación como elemento de control que permite asegurar la integridad de la documentación. Finalmente, se registra la Bibliografía consultada, la cual se constituyó en apoyo y fuente primaria de la información que el documento presenta. Incluye un glosario con laterminología técnica utilizada, cuyo objetivo es propender por la normalización del lenguaje archivístico con miras a mantener el estatus del archivo como manejador, administrador y custodio de la memoria institucional, así como para la comprensión de su contenido. Esta es una publicación del Archivo General de la Nación de Colombia, elaborada por Gladys Jiménez González con el apoyo y la colaboración deCarlos Gamboa Ruíz, Maria Imelda López Ávila, Clara Inés Casilimas Rojas, Juan Carlos Ramírez Moreno y demás compañeros y funcionarios de la División de Clasificación y Descripción.

LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN

Los procesos de organización de archivos son tres: clasificación, ordenación y descripción. A pesar de la aparente claridad, la primera dificultad que se encuentra al trabajar enarchivos consiste en determinar qué se entiende archivísticamente por cada uno de ellos, pues las palabras mismas requieren atención por parte de los encargados de archivos para aclarar sus especificidades. En la vida cotidiana usamos indistintamente los términos “organizar” y “ordenar”. Así, decimos, por ejemplo, que “es necesario organizar la casa” o que “es necesario ordenar la casa”, lo cual no...